Introducción al Estado de Cuenta
El estado de cuenta es un documento que usted le envía al paciente antes de emitir la factura. En él se le detalla lo que debe, se le indica a qué cuenta bancaria debe depositar y se le da una forma sencilla de enviarle a la clínica su comprobante de transferencia. Cuando usted confirma que el dinero entró, recién entonces emite la factura electrónica.
Es lo contrario del flujo normal de facturación, donde primero se factura y después se cobra.
¿Para qué sirve?
Este flujo está pensado para las clínicas y los médicos que cobran después de la visita, no en el momento. El caso típico es el médico que atiende a domicilio o el equipo de cuidados paliativos: visita al paciente varias veces durante el mes, a fin de mes le manda el detalle de todo lo acumulado, el paciente deposita, y con el dinero ya en la cuenta se emite la factura.
Un estado de cuenta le permite:
- Juntar en un solo documento los cargos de varias visitas del mismo paciente.
- Separar los cargos por entidad de facturación. Si sus honorarios se facturan a nombre del médico y los medicamentos a nombre de la sociedad, el estado de cuenta muestra dos secciones, cada una con su propio subtotal y su propia cuenta bancaria.
- Que el paciente le suba su comprobante de pago escaneando un código QR, sin llamadas ni correos.
- Validar cada pago contra el banco y, con un clic, emitir la factura de esa sección.
📷 Captura sugerida: ejemplo de un estado de cuenta en PDF con sus dos secciones.
Un concepto clave: las secciones
Un estado de cuenta se divide en secciones. Cada sección corresponde a una entidad de facturación (una de las razones sociales con las que su clínica emite facturas electrónicas).
Esto importa porque cada sección se cobra y se factura por separado:
- Cada sección tiene su propia cuenta bancaria, así que el paciente hace una transferencia por sección.
- Cada sección se valida por separado cuando usted confirma ese depósito.
- Cada sección genera su propia factura electrónica.
Por eso un estado de cuenta con dos secciones puede estar "a medias": una sección pagada y la otra todavía pendiente. El sistema se lo muestra así en todo momento.
Si su clínica factura con una sola entidad, todo esto se simplifica: el estado de cuenta tendrá una sola sección y usted ni verá las opciones para repartir los cargos.
El recorrido completo
| Paso | Quién lo hace | Dónde |
|---|---|---|
| 1. Activar la función | Administrador | Configuración → Perfil de la clínica |
| 2. Cargar los datos bancarios | Administrador | Configuración → Entidades de facturación |
| 3. Asignar la entidad por defecto | Administrador | Facturables y Productos |
| 4. Generar el estado de cuenta | Secretaria / caja | Facturación y venta |
| 5. Enviar el PDF al paciente | Secretaria / caja | Fuera de AppDoctors |
| 6. Subir el comprobante | El paciente | Enlace o código QR del PDF |
| 7. Validar el pago y facturar | Secretaria / caja | Finanzas → Cobros recibidos |
Los pasos 1 a 3 se hacen una sola vez. El día a día son los pasos 4 al 7.
Dos cosas importantes antes de empezar
El sistema nunca da un pago por recibido solo. Que el paciente suba un comprobante no marca nada como pagado: queda pendiente de que una persona de la clínica lo compare contra el banco. Esto es intencional, porque cualquiera podría subir una imagen que no corresponde a un depósito real.
AppDoctors no le envía el estado de cuenta al paciente. Usted descarga el PDF y se lo hace llegar como acostumbre (WhatsApp, correo, impreso). El sistema le da el documento y el enlace para el comprobante; el envío queda de su lado.
Esta función viene apagada
El estado de cuenta es opcional y viene desactivada. Si su clínica factura de inmediato, no verá nada de esto y su pantalla de facturación no cambia en absoluto.
Para activarla, vea «Cómo activar la generación de estados de cuenta».