Introducción al CRM
El CRM (Gestión de Relaciones con Clientes) de AppDoctors es el espacio donde su clínica administra a las personas que todavía no son pacientes, pero que ya mostraron interés: alguien que llamó preguntando por un servicio, un contacto que llegó por una recomendación, o un mensaje de WhatsApp pidiendo precios. El objetivo del CRM es que ninguna de esas oportunidades se pierda por falta de seguimiento.
Piense en el CRM como su "libreta comercial digital": en lugar de anotar en papel quién llamó y a quién hay que devolver la llamada, aquí queda todo registrado, ordenado y a la vista de todo el equipo.
¿Para qué sirve?
- Registrar clientes potenciales (personas interesadas que aún no se atienden en la clínica).
- Anotar cada interacción (llamadas, mensajes, correos, WhatsApp) que el equipo tiene con esos contactos.
- Programar y controlar seguimientos para volver a contactar a la persona en el momento adecuado.
- Convertir a un cliente interesado en paciente cuando decide atenderse, sin volver a teclear todos sus datos.
- Medir el desempeño comercial de la clínica: cuántos clientes hay, cuántos se convirtieron y cuánto valor representan.
- Atender automáticamente por WhatsApp con la Secretaria AI, un asistente con inteligencia artificial.
¿Quién lo usa?
El CRM está pensado para el personal no técnico de la clínica:
| Perfil | Uso habitual |
|---|---|
| Secretarias / recepción | Registrar contactos, anotar llamadas, agendar seguimientos, convertir a paciente |
| Administradores | Revisar el panel, las estadísticas y la Secretaria AI |
| Médicos | Consultar el panel y los clientes interesados en sus servicios |
Importante: el acceso al CRM depende del rol asignado a su usuario. Si no ve la opción en el menú, consúltelo con el administrador de su clínica.
Dónde encontrarlo
En el menú lateral izquierdo de AppDoctors, busque la opción «CRM» (representada con un ícono de personas) y haga clic en ella.
Al entrar, verá una barra de pestañas en la parte superior que organiza todo el módulo:
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| «Panel» | Resumen general: estadísticas, gráficas, clientes recientes y alertas |
| «Clientes» | Lista completa de clientes potenciales para crear, editar y gestionar |
| «Interacciones» | Registro de todas las llamadas, mensajes y correos con los clientes |
| «Seguimientos» | Lista de seguimientos pendientes con su fecha de vencimiento |
| «Secretaria AI» | Asistente con inteligencia artificial que atiende por WhatsApp |
📷 Captura sugerida: el módulo CRM abierto en la pestaña «Panel», mostrando la barra de pestañas superior y las tarjetas de estadísticas.
El Panel de un vistazo
La pestaña «Panel» es la primera que verá. En la parte superior tiene tres botones de acción rápida:
- «Agregar Cliente»: abre el formulario para registrar un nuevo cliente potencial.
- «Agregar Interaccion»: abre el formulario para anotar una llamada o mensaje.
- «Actualizar Datos»: recarga la información del panel con los datos más recientes.
Debajo encontrará tarjetas con cifras clave de su clínica:
| Indicador | Qué le dice |
|---|---|
| Total de Clientes | Cuántos clientes potenciales tiene registrados |
| Oportunidades Abiertas | El valor comercial estimado de los clientes aún no convertidos |
| Forecast | Proyección de valor comercial |
| Tasa de Conversion | Porcentaje de clientes que se convirtieron en pacientes |
| Salientes (7d) | Contactos que la clínica hizo hacia afuera en los últimos 7 días |
| Entrantes (7d) | Contactos que llegaron a la clínica en los últimos 7 días |
Más abajo hay dos gráficas, Actividad Semanal por Canal y Embudo de Conversion, una sección de Alertas CRM que avisa de pendientes importantes, y tres listas rápidas: Clientes Recientes, Interacciones Recientes y Seguimientos Pendientes. Cada lista tiene un botón («Ver Todos» o «Ver Todas») que lo lleva a la pestaña correspondiente para ver el detalle completo.
Consejo: acostúmbrese a revisar el panel al iniciar el día. Las Alertas CRM y los Seguimientos Pendientes le dirán de un vistazo a quién debe contactar hoy.
En las siguientes páginas de este manual encontrará, paso a paso, cómo realizar cada tarea del CRM.