Recepción
Gestione la sala de espera y el flujo de pacientes: registre la llegada de las citas y prepare a los pacientes para su atención.
- Introducción a Recepción
- Cómo recibir a un paciente
- Cómo actualizar los datos del paciente al recibirlo
- Cómo preparar facturables y consentimientos antes de la consulta
- Cómo buscar y registrar pacientes que no están agendados
Introducción a Recepción
La pantalla Recepción es el punto de control de la entrada de pacientes a la clínica. Su título dentro de la plataforma es «Recibir un paciente» y está diseñada para que el personal de recepción registre la llegada de los pacientes que ya tienen una cita en la agenda del día.
Cuando usted "recibe" a un paciente, el sistema cambia el estado de su cita a «en sala de espera». Esto es importante porque le avisa al médico, desde su propia pantalla y en tiempo real, que el paciente ya llegó y está listo para ser atendido. Así se evitan confusiones y el médico sabe a quién llamar a continuación.
¿Para qué sirve?
Desde Recepción usted puede, sobre cada paciente del día:
- Recibir al paciente (marcarlo como presente, en sala de espera).
- Actualizar los datos del paciente (teléfono, correo, dirección, seguro, antecedentes, etc.).
- Prellenar los facturables (los servicios que se le cobrarán), para que el médico no tenga que hacerlo durante la consulta.
- Entregar los consentimientos informados que el paciente debe firmar.
- Generar un código QR o un enlace para que el paciente complete sus propios datos desde su teléfono.
- Buscar y registrar pacientes nuevos que aún no están agendados.
Importante: Recepción solo trabaja con pacientes que ya están agendados para el día. Si el paciente todavía no aparece en la agenda, primero debe agendarlo. Dentro de la pantalla, el texto de ayuda lo enlaza directamente para agendarlo primero.
¿Quién usa esta pantalla?
El personal de recepción o secretaría de la clínica, que es quien recibe a los pacientes cuando llegan. El objetivo de la pantalla es agilizar la atención del médico tratante: mientras el paciente espera, recepción adelanta el papeleo (datos, facturables y consentimientos) para que la consulta fluya más rápido.
Cómo llegar a Recepción
Abra el menú lateral izquierdo y seleccione la opción de Recepción. Se abrirá la tarjeta «Recibir un paciente».
📷 Captura sugerida: menú lateral con la opción de Recepción resaltada y la tarjeta «Recibir un paciente» abierta.
Las dos vistas de la pantalla
La pantalla cambia según lo que esté haciendo:
| Vista | Cuándo aparece | Qué muestra |
|---|---|---|
| Lista de pacientes | Al entrar, antes de elegir un paciente | Dos pestañas: «Pacientes del día» (la agenda de hoy) y «Todos los pacientes» (el listado completo de pacientes de la clínica). |
| Ficha del paciente | Después de seleccionar un paciente | Varias pestañas para preparar la atención: «Agregar servicios», «Extender consentimientos», «Actualizar datos», «Plan de citas» y «Examen Físico». |
Los colores de estado
En la lista «Pacientes del día», cada cita muestra un círculo de color que indica en qué etapa está. Conocer estos colores le ayuda a saber de un vistazo a quién falta recibir.
| Estado | Color | Significado |
|---|---|---|
| Creada | Azul | La cita está agendada, pero el paciente aún no ha confirmado. |
| Confirmada | Verde | El paciente confirmó que asistirá. |
| Cancelada | Rojo | La cita fue cancelada. |
| En sala de espera | Amarillo | El paciente ya llegó y fue recibido (también muestra la hora de llegada). |
| En Progreso | Rosado | El médico está atendiendo al paciente en este momento. |
| Finalizada | Gris | La consulta ya terminó. |
📷 Captura sugerida: la lista «Pacientes del día» mostrando varias citas con sus círculos de colores.
En resumen
Recepción es el enlace entre la sala de espera y el consultorio. Su trabajo aquí tiene tres pasos sencillos: encontrar al paciente en la lista del día, prepararlo (datos, facturables, consentimientos) y recibirlo para avisar al médico que ya está listo. Las siguientes páginas explican cada paso en detalle.
Siguiente: Cómo recibir a un paciente.
Cómo recibir a un paciente
Recibir a un paciente es la tarea principal de esta pantalla. Significa registrar que el paciente ya llegó a la clínica. Al hacerlo, su cita pasa al estado «en sala de espera», lo que le avisa al médico, en tiempo real, que puede llamarlo cuando esté disponible.
Paso 1: Encuentre al paciente en la lista del día
- Entre a la pantalla Recepción (tarjeta «Recibir un paciente»).
- Asegúrese de estar en la pestaña «Pacientes del día» (es la que aparece seleccionada al entrar).
- En el selector «Seleccione un médico..» elija el médico cuya agenda desea ver. La lista mostrará las citas de ese médico para la fecha elegida.
- Si necesita ver otro día, use el selector de fecha que está en la parte superior de la lista.
Consejo: Si la lista no muestra los cambios más recientes (por ejemplo, una cita que se acaba de agendar), pulse el botón «Actualizar» para volver a cargar los datos.
📷 Captura sugerida: la pestaña «Pacientes del día» con el selector de médico, el selector de fecha y el botón «Actualizar».
Qué información muestra cada fila
| Columna | Qué indica |
|---|---|
| «Acciones» | El botón para abrir la ficha del paciente («Atender» o «Continuar»). |
| «Hora» | La hora de la cita. Si dos citas coinciden en la misma hora, aparece un aviso de conflicto. |
| «Status» | El círculo de color con el estado de la cita (vea los colores en la Introducción). |
| «Nombre» | El nombre del paciente. |
| «Teléfono» | El teléfono de contacto. |
| «Motivo de consulta» | La razón de la cita. |
| «Notas Internas» | Notas que dejó quien agendó la cita. |
| «Creada por» | Quién registró la cita. |
| «Edad» | La edad del paciente, calculada de su fecha de nacimiento. |
Si no hay citas para el día y el médico seleccionados, la lista mostrará el mensaje «No hay pacientes agendados hoy.». En ese caso revise que haya elegido el médico y la fecha correctos.
Paso 2: Abra la ficha del paciente
- En la fila del paciente que llegó, pulse el botón «Atender» de la columna «Acciones».
- La pantalla cambiará y mostrará la ficha del paciente con varias pestañas para prepararlo.
En este punto todavía no ha recibido al paciente. Abrir la ficha solo le permite revisar y preparar su información. El paciente se marca como presente hasta el último paso.
Paso 3: Prepare al paciente (opcional pero recomendado)
Mientras el paciente está en la ficha, puede adelantar el papeleo usando las pestañas. Esto es opcional, pero ahorra tiempo al médico:
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| «Agregar servicios» | Prellenar los facturables (servicios a cobrar). Vea la página de facturables y consentimientos. |
| «Extender consentimientos» | Registrar los consentimientos informados que el paciente debe firmar. |
| «Actualizar datos» | Corregir o completar los datos del paciente. Vea la página dedicada. |
| «Plan de citas» | Consultar o gestionar el plan de citas (paquetes) del paciente. |
| «Examen Físico» | Registrar un examen físico inicial según el tipo de ficha. |
📷 Captura sugerida: la ficha del paciente abierta mostrando la fila de pestañas.
Paso 4: Reciba al paciente
- Cuando termine de revisar o preparar la información, pulse el botón «Recibir paciente» que aparece en la parte inferior.
- La cita pasará al estado «en sala de espera» y el médico recibirá el aviso de que el paciente está listo.
- La pantalla volverá a la lista de pacientes del día para que pueda atender al siguiente.
Consejo: Si abrió la ficha del paciente equivocado, pulse el botón «Otro Paciente» en lugar de «Recibir paciente». Eso cierra la ficha y lo devuelve a la lista sin marcar al paciente como presente.
📷 Captura sugerida: los botones «Recibir paciente» y «Otro Paciente» en la parte inferior de la ficha.
Preguntas frecuentes
- El paciente no aparece en la lista. Es posible que no tenga cita para hoy. Primero debe agendarlo desde la Agenda; luego volverá a aparecer aquí. También verifique el médico y la fecha seleccionados, y pulse «Actualizar».
- ¿Tengo que llenar los datos y facturables antes de recibirlo? No es obligatorio. Puede simplemente pulsar «Recibir paciente». Las demás pestañas son una ayuda para adelantar trabajo.
- ¿Qué pasa si recibo al paciente por error? El paciente quedará en sala de espera. Coordine con el médico o con quien administre la agenda para corregir el estado de la cita.
Siguiente: Cómo actualizar los datos del paciente al recibirlo.
Cómo actualizar los datos del paciente al recibirlo
El momento en que el paciente llega a la clínica es ideal para confirmar y corregir su información: un teléfono que cambió, un correo nuevo, su seguro o sus antecedentes médicos. Mantener estos datos al día evita errores en la facturación y le da al médico un expediente completo. Todo esto se hace desde la pestaña «Actualizar datos» dentro de la ficha del paciente.
Cómo abrir el formulario de datos
- En la pestaña «Pacientes del día», pulse «Atender» sobre el paciente.
- Dentro de la ficha, abra la pestaña «Actualizar datos». Verá la tarjeta «Datos del paciente» con el formulario completo.
📷 Captura sugerida: la pestaña «Actualizar datos» con el formulario «Datos del paciente».
Datos generales
El formulario está dividido en secciones. La primera, «Datos generales», contiene la información de contacto e identificación. Los campos marcados con (obligatorio) deben tener un valor para poder guardar.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| «Nombres:» (obligatorio) | Nombre(s) del paciente. |
| «Apellidos:» (obligatorio) | Apellido(s) del paciente. |
| «Teléfono(s):» | Número(s) de contacto. |
| «Correo electrónico:» | Correo del paciente. Es obligatorio si activa el usuario de app móvil (vea abajo). |
| «Fecha de nacimiento:» | Use el formato día-mes-año. |
| «Usuario app móvil:» | Interruptor para activar el acceso del paciente a la app móvil de AppDoctors. |
| «Nit: (sin guión)» | Número de identificación tributaria, sin guiones. |
| «Sexo:» | Elija «Masculino» o «Femenino». |
| «Tipo de sangre:» | Tipo de sangre del paciente. |
| «DPI/CUI:» | Documento de identificación. |
| «Dirección:» | Dirección del paciente. |
| «Referido por:» | Quién refirió al paciente. |
| «Medico tratante:» | Médico responsable; puede elegirlo de la lista. |
| «Ocupación:», «Originario de:», «Educación:», «Etnia:» | Datos demográficos. |
| «Seguro:» | Aseguradora del paciente. Si no tiene, elija «Sin Seguro». |
| «No. póliza:» | Número de póliza del seguro. |
| «Notas:» | Notas libres sobre el paciente. |
Importante: Si activa el interruptor «Usuario app móvil:», el campo «Correo electrónico:» se vuelve obligatorio, porque ese correo será el acceso del paciente a la aplicación. Si escribe un correo que ya pertenece a otro paciente con app, el sistema se lo advertirá.
Antecedentes
La segunda sección, «Antecedentes», recoge el historial de salud del paciente. Todos estos campos son opcionales y se pueden ampliar a medida que escribe:
| Campo |
|---|
| «Antecedentes médicos:» |
| «Antecedentes quirúrgicos:» |
| «Antecedentes traumáticos:» |
| «Antecedentes alérgicos:» |
| «Medicamentos autorecetados:» |
| «Antecedentes ginecológicos:» |
| «Antecedentes familiares:» |
| «Vacunas:» |
| «Hábitos:» |
Cómo guardar los cambios
- Revise que los campos obligatorios («Nombres:» y «Apellidos:») estén completos. Mientras falten, el botón de guardar permanece deshabilitado.
- Pulse el botón «Grabar datos» al final del formulario.
- Aparecerá el mensaje «Paciente actualizado» confirmando que se guardó.
📷 Captura sugerida: el botón «Grabar datos» y el mensaje de confirmación «Paciente actualizado».
Dejar que el paciente complete sus propios datos
Para ahorrar tiempo, puede pedirle al paciente que llene o actualice sus datos desde su teléfono, en la sala de espera. En la parte superior del formulario hay dos botones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| «Generar QR Code» | Crea un código QR que el paciente escanea con su teléfono para abrir el formulario de datos. |
| «Generar Link» | Crea un enlace que puede compartir con el paciente. Después de generarlo, aparece la opción «Click para copiar» para copiarlo y enviarlo. |
Consejo: El código QR es ideal para mostrarlo en pantalla o impreso en recepción; el enlace es útil para enviarlo por mensaje. En ambos casos, lo que el paciente complete quedará asociado a su expediente.
📷 Captura sugerida: los botones «Generar QR Code» y «Generar Link», con la ventana del código QR abierta.
Siguiente: Cómo preparar facturables y consentimientos antes de la consulta.
Cómo preparar facturables y consentimientos antes de la consulta
Una de las grandes ventajas de Recepción es poder adelantar el papeleo mientras el paciente espera. Así, cuando entra al consultorio, el médico ya encuentra listos los servicios que se van a cobrar y los consentimientos que el paciente debe firmar. Esto hace la consulta más rápida y ordenada. Estas tareas se hacen desde la ficha del paciente, en las pestañas «Agregar servicios» y «Extender consentimientos».
Antes de empezar
- En la pestaña «Pacientes del día», pulse «Atender» sobre el paciente.
- Se abrirá la ficha del paciente, que comienza en la pestaña «Agregar servicios».
Recuerde: preparar facturables y consentimientos es opcional. Si no los necesita, puede pulsar directamente «Recibir paciente».
Agregar servicios (facturables)
La pestaña «Agregar servicios» contiene la sección «Facturables». Aquí se registran los servicios, procedimientos o productos que se le cobrarán al paciente en esta visita.
- Asegúrese de estar en la pestaña «Agregar servicios».
- En la sección «Facturables», agregue los servicios que correspondan a la consulta del paciente.
- Los facturables que registre quedarán asociados a la cita, listos para que el médico o el área de facturación los procesen.
Consejo: Prellenar los facturables en recepción reduce el riesgo de olvidar un cobro. El médico podrá ajustarlos durante la consulta si hace falta.
📷 Captura sugerida: la pestaña «Agregar servicios» con la sección «Facturables».
Extender consentimientos informados
Los consentimientos informados son los documentos que el paciente firma para autorizar un procedimiento o el tratamiento de sus datos. La pestaña «Extender consentimientos» muestra la sección «Consentimientos informados», donde puede preparar los que el paciente debe firmar.
- Abra la pestaña «Extender consentimientos».
- En la sección «Consentimientos informados» registre los consentimientos que apliquen al paciente.
- Los consentimientos que ya estén asociados a esta cita aparecerán listados para su referencia.
Importante: La pestaña «Extender consentimientos» solo está disponible para las citas normales de consulta. En las citas de tipo quirófano/hospital esta pestaña no aparece, ya que los consentimientos de esos casos se gestionan en su propio flujo.
📷 Captura sugerida: la pestaña «Extender consentimientos» con la sección «Consentimientos informados».
Otras pestañas de preparación
Dentro de la ficha también encontrará estas pestañas, útiles según el caso:
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| «Plan de citas» | Consultar o administrar el plan de citas (paquetes) del paciente, por ejemplo cuando tiene varias sesiones contratadas. |
| «Examen Físico» | Registrar un examen físico inicial. Primero elija el «Tipo de Ficha:» en la lista desplegable; según el tipo elegido se mostrará el formulario correspondiente. Al guardar, verá el mensaje «Examen físico guardado exitosamente». |
📷 Captura sugerida: la pestaña «Examen Físico» con el selector «Tipo de Ficha:».
Para terminar
Cuando haya preparado lo necesario, recuerde recibir al paciente para avisar al médico que ya está en sala de espera:
- Pulse «Recibir paciente» en la parte inferior de la ficha.
- O pulse «Otro Paciente» si necesita cerrar la ficha sin recibirlo.
Siguiente: Cómo buscar y registrar pacientes que no están agendados.
Cómo buscar y registrar pacientes que no están agendados
La pestaña «Pacientes del día» solo muestra a quienes tienen cita para hoy. Pero a veces necesita trabajar con cualquier paciente de la clínica: buscar a uno en particular, corregir sus datos o registrar a alguien completamente nuevo. Para eso existe la pestaña «Todos los pacientes».
Cuándo usar esta pestaña
- Cuando llega un paciente que no tiene cita y necesita registrarlo.
- Cuando quiere buscar un paciente existente en todo el listado de la clínica.
- Cuando necesita editar los datos de un paciente sin pasar por su cita del día.
Importante: Esta pestaña sirve para administrar el listado de pacientes, no para recibirlos. Para que un paciente entre a la sala de espera debe tener una cita agendada y recibirse desde la pestaña «Pacientes del día». Si el paciente que registró aquí necesita ser atendido hoy, primero hay que agendarle una cita.
Cómo abrir la pestaña
- Entre a la pantalla Recepción (tarjeta «Recibir un paciente»).
- Pulse la pestaña «Todos los pacientes».
- Se mostrará el listado completo de pacientes de la clínica, donde puede buscarlos y filtrarlos.
📷 Captura sugerida: la pestaña «Todos los pacientes» con el listado completo de pacientes.
Cómo registrar un paciente nuevo
- Desde la pestaña «Todos los pacientes», use la opción para agregar un paciente nuevo.
- Se abrirá el formulario del paciente. Complete sus datos; como mínimo necesita «Nombres» y «Apellidos».
- Guarde el formulario.
- Si todo va bien, aparecerá el mensaje «Paciente grabado exitosamente» y el listado se actualizará para mostrar al nuevo paciente.
Si durante el guardado ocurre un problema, el sistema le mostrará un mensaje como «Error grabando paciente.». En ese caso revise los datos e intente de nuevo.
📷 Captura sugerida: el formulario de paciente nuevo abierto, listo para completar.
Cómo editar un paciente existente
- En el listado «Todos los pacientes», busque al paciente.
- Use la opción para editar ese paciente.
- Modifique los datos necesarios en el formulario y guarde.
- El listado se actualizará con la información corregida.
Consejo: Si el paciente sí tiene cita hoy y solo quiere corregir sus datos antes de la consulta, es más rápido hacerlo desde «Pacientes del día» con el botón «Atender» y la pestaña «Actualizar datos» (vea la página correspondiente). Use «Todos los pacientes» sobre todo cuando el paciente no está en la agenda del día.
Con esto cierra el recorrido por la pantalla de Recepción: ya sabe recibir a los pacientes del día, actualizar sus datos, preparar facturables y consentimientos, y administrar el listado completo de pacientes.