Cómo enviar una campaña de mailing masivo

La pantalla «Campana de Mailing Masivo» le permite enviar un mismo correo a un grupo grande de pacientes que usted elija (por ejemplo, para anunciar una promoción o un nuevo servicio). El proceso lo guía paso a paso, le indica cuántos pacientes recibirán el correo, cuánto cuesta el envío y le permite pagar antes de enviarlo.
⚠️ Importante: el envío masivo tiene un costo según la cantidad de destinatarios y requiere un pago. Por eso el sistema le pide revisar y confirmar antes de enviar. Esta herramienta puede no estar disponible en todos los planes.
Antes de empezar: precios y límites
En la parte superior de la pantalla, bajo «Precios por alcance:», verá las tarifas según cuántos pacientes incluya su campaña:
Hasta esta cantidad de pacientes
Precio del envío
1,000 pacientes
$10 USD
5,000 pacientes
$15 USD
10,000 pacientes
$20 USD
20,000 pacientes
$25 USD
El máximo permitido es de 20,000 pacientes por campaña. El precio se calcula automáticamente cuando usted define su audiencia.
📷 Captura sugerida: bloque «Precios por alcance:» con las tarifas.
Paso 1 — Defina su audiencia (Segmentación)
La campaña se crea con un asistente de cuatro pasos. El primero se llama Segmentacion y sirve para elegir a quién le enviará el correo. Use los filtros para acotar el grupo de pacientes; puede dejar en blanco los que no necesite.
Filtro
Qué hace
Aseguradora
Limita a pacientes de una aseguradora. Deje «Todas las aseguradoras» para no filtrar.
Medico tratante
Limita a pacientes de un médico específico. Deje «Todos los medicos» para incluirlos a todos.
Genero
Filtra por Masculino o Femenino. Deje «Todos» para no filtrar.
Solo pacientes cronicos
Marque esta casilla para incluir únicamente a pacientes crónicos.
Ano nacimiento desde / Ano nacimiento hasta
Limita por rango de año de nacimiento (útil para segmentar por edad).
Ultima visita desde / Ultima visita hasta
Limita según la fecha de la última visita del paciente.
A medida que ajusta los filtros, el recuadro inferior muestra cuántos pacientes coinciden y el precio correspondiente. Si el resultado no es válido (por ejemplo, supera el máximo), verá un mensaje en rojo explicando el motivo; si no hay coincidencias, verá «No hay pacientes que coincidan con los filtros seleccionados».
💡 Consejo: entre más específica sea su audiencia, más relevante será el mensaje para quien lo recibe y, normalmente, mejores resultados obtendrá.
Cuando el conteo sea válido y mayor que cero, haga clic en «Siguiente».
📷 Captura sugerida: paso «Segmentacion» con filtros aplicados y el recuadro de conteo de pacientes.
Paso 2 — Cree el mensaje
En el paso Mensaje redacta el correo que recibirán los pacientes:
Escriba el «Asunto del correo» (obligatorio). Es la línea que el paciente verá primero.
(Opcional) Elija una plantilla de las tarjetas que aparecen bajo «Selecciona una plantilla (opcional)». La plantilla seleccionada se resalta; si desea quitarla, use el botón «Limpiar plantilla».
Escriba el «Contenido del mensaje» (obligatorio) en el editor. Aquí puede dar formato al texto.
Enviar un correo de prueba
Antes de continuar, le recomendamos enviarse una prueba:
Haga clic en «Enviar correo de prueba». El correo de prueba se enviará al email registrado de la clínica (verá la nota: «El correo de prueba se enviara al email registrado de la clinica.»).
Revise ese correo para confirmar que el asunto y el contenido se ven correctamente.
Cuando el mensaje esté listo, haga clic en «Siguiente». Si necesita volver atrás, use «Anterior».
📷 Captura sugerida: paso «Mensaje» con el asunto, las plantillas y el editor de contenido.
Paso 3 — Ingrese los datos de facturación
En el paso Facturacion verá a la izquierda un «Resumen de la campana» (asunto, número de destinatarios y precio) y a la derecha los datos para emitir la factura. Complete los campos obligatorios:
Campo
Descripción
Correo para factura (obligatorio)
Correo donde desea recibir la factura.
Nombre o razon social (obligatorio)
Nombre completo o nombre de la empresa.
NIT (obligatorio)
Número de identificación tributaria (o CF si no aplica).
Cuando los datos estén completos, haga clic en «Siguiente».
📷 Captura sugerida: paso «Facturacion» con el resumen de la campaña y el formulario de datos.
Paso 4 — Confirme y pague
El último paso, Pago, muestra un resumen final con los detalles de la campaña, los datos de facturación y el precio total en USD.
Revise que todo sea correcto. Recuerde: «Al completar el pago, los correos seran enviados automaticamente.».
Haga clic en «Pagar y Enviar Campana».
Será dirigido al sistema de pago para completar la transacción. Una vez confirmado el pago, los correos comienzan a enviarse de forma automática.
⚠️ Importante: si cancela el pago, la campaña no se envía y verá el aviso «El pago fue cancelado.». Puede retomarla cuando lo desee.
📷 Captura sugerida: paso «Pago» con el resumen final y el botón «Pagar y Enviar Campana».
Cómo revisar el historial de campañas
En la esquina superior derecha de la pantalla hay un botón que alterna entre crear una campaña nueva y ver lo enviado:
Haga clic en «Ver Historial».
Aparecerá la sección «Historial de Campanas» con una tabla de las campañas anteriores. Si no hay ninguna, verá «No hay campanas previas».
La tabla incluye estas columnas:
Columna
Qué muestra
Fecha
Fecha y hora en que se creó la campaña.
Asunto
Asunto del correo enviado.
Destinatarios
Cantidad de pacientes incluidos.
Precio
Costo de la campaña en USD.
Estado
Situación actual de la campaña (ver tabla siguiente).
Enviados
Cuántos correos se enviaron del total; si hubo fallos, los indica en rojo.
Los estados posibles son:
Estado
Significado
Pendiente de pago
La campaña se creó pero aún no se ha pagado.
Pagado
El pago se realizó; la campaña está lista para enviarse.
Enviando
Los correos se están enviando en este momento.
Enviado
Todos los correos ya salieron.
Fallido
Ocurrió un problema durante el envío.
Para volver a crear una campaña, haga clic nuevamente en el botón, que ahora dirá «Nueva Campana».
📷 Captura sugerida: sección «Historial de Campanas» con la tabla de campañas y la columna de estado.