Cómo mover productos entre bodegas: requisiciones y traslados
Cuando su clínica tiene varias bodegas, a menudo necesita mover existencias de una a otra: por ejemplo, surtir la farmacia de un consultorio desde la bodega central. AppDoctors ofrece dos formas de hacerlo:
- Un traslado directo, rápido, para mover un lote cuando usted mismo decide moverlo.
- Una requisición, que es una solicitud formal que pasa por aprobación antes de que la mercadería se despache. Es ideal cuando una bodega pide a otra y alguien debe autorizar el envío.
Traslado directo entre bodegas
Esta función está en la pantalla Transferencia de lotes entre bodegas.
- En la columna Bodega de origen, elija la bodega de la que va a sacar el producto. Aparecerá su inventario.
- En la columna Bodega de destino, elija la bodega a la que enviará el producto.
- En la fila del producto que quiere mover, pulse:
- «Lote» para trasladar el lote completo, o
- «Parcial» para trasladar solo una parte (el sistema le pedirá la cantidad).
📷 Captura sugerida: pantalla «Transferencia de lotes entre bodegas» con las columnas de origen y destino lado a lado.
Importante: los botones de traslado solo se activan cuando ha elegido una bodega de destino distinta de la de origen. No es posible trasladar un lote a la misma bodega de la que sale.
Requisiciones: solicitar mercadería con aprobación
La pantalla Gestión de Requisiciones tiene dos pestañas: una para crear la solicitud y otra para ver y dar seguimiento a las solicitudes existentes.
Crear una requisición
En la pestaña «Crear Requisición», dentro del recuadro Nueva Solicitud de Requisición:
- Seleccione la Bodega de Destino (obligatorio): la bodega que recibirá los productos.
- Si lo desea, escriba Notas adicionales.
- En la tabla Seleccionar Productos (a la izquierda), pulse «Agregar» en cada producto que necesite.
- Los productos pasan a la tabla Productos en la Requisición (a la derecha). Ahí ajuste la Cantidad de cada uno. Para quitar un producto, use el botón de papelera.
- Cuando la solicitud esté completa, pulse «Crear Requisición».
Consejo: mientras la requisición esté en estado Creada puede seguir editándola o usar «Limpiar» para empezar de cero. Solo cuando la envíe pasará a revisión.
📷 Captura sugerida: pestaña «Crear Requisición» con las dos tablas (productos disponibles y productos en la requisición).
Ver y dar seguimiento a las requisiciones
En la pestaña «Ver Requisiciones» verá el Listado de Requisiciones con su número, bodega de destino, fecha, total de ítems y estado. Puede filtrar por estado con la lista desplegable de la esquina superior derecha, y consultar el significado de cada estado pulsando el ícono de ayuda (signo de interrogación).
Cada requisición avanza por una serie de estados:
| Estado | ¿Qué significa? |
|---|---|
| Creada | La solicitud existe pero aún no se ha enviado; todavía puede editarse. |
| Enviada | La solicitud fue enviada y espera revisión. |
| En Revisión | Quien autoriza está decidiendo qué cantidades despachar. |
| En Ruta | La mercadería ya va en camino a la bodega de destino. |
| Finalizada | La requisición se completó y se recibió. |
| Rechazada | La solicitud no fue aprobada. |
Según el estado y su rol, en la columna Acciones aparecerán distintos botones:
- Ver detalles (ícono de ojo): consulta los productos y datos de la requisición.
- Editar: disponible mientras está Creada.
- Enviar solicitud: pasa la requisición de Creada a Enviada.
- Revisar y Rechazar: para quien autoriza, sobre requisiciones enviadas o en revisión.
- En Ruta y Finalizar: para marcar el avance del despacho.
- Ver Archivo: disponible cuando la requisición está Finalizada.
Importante: los botones de Revisar, Rechazar, En Ruta y Finalizar solo están disponibles para los perfiles autorizados (por ejemplo, administradores). Si usted solo crea y envía solicitudes, no verá esas opciones, lo cual es normal.
Revisar y despachar una requisición
Cuando una persona autorizada pulsa Revisar, se abre la ventana Revisar y Despachar Requisición:
- Seleccione la Bodega Origen (obligatorio): desde dónde saldrá la mercadería.
- La tabla muestra cada producto con su Cantidad Solicitada y la Cantidad Disponible en esa bodega.
- Indique en Cantidad a Enviar cuánto despachará de cada producto (puede ser menos de lo solicitado si no hay existencias suficientes).
- Agregue Notas del Producto si lo necesita.
- Pulse «Confirmar Despacho».
Finalizar y generar constancia
Al finalizar una requisición se abre la ventana Finalizar Requisición, que le permite generar una constancia de recepción:
- «Generar QR Code»: crea un código QR que se puede escanear (ideal para imprimir y entregar).
- «Generar Link»: crea un enlace que puede compartir por correo o mensajería; luego puede «Copiar Link» o «Abrir Link».
Consejo: la constancia contiene el número de requisición, las bodegas involucradas, los productos recibidos y la fecha. Guárdela o compártala como comprobante oficial de que la mercadería fue recibida.