Formularios

• Introducción a Formularios
• Cómo crear un formulario
• Cómo enviar un formulario a un paciente
• Cómo el paciente llena y firma el formulario
• Dónde queda el formulario firmado
• Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica)

Introducción a Formularios

El módulo Formularios le permite crear sus propios formularios y enviarlos a los pacientes para que los completen y firmen desde su celular o computadora, antes o durante la consulta. El formulario firmado se guarda automáticamente como un PDF en el expediente del paciente.

Es ideal para consentimientos informados, historias clínicas, datos generales, encuestas, autorizaciones y cualquier documento que el paciente deba llenar y firmar.

¿Cómo funciona?

1. Usted crea un formulario en el módulo Formularios (en el menú, dentro de Configuración): define los campos que necesita (texto, números, listas, fechas, casillas, etc.), en cuántas columnas se muestran y si el formulario es requerido u opcional.
2. Envía el formulario al paciente generando un enlace o un código QR que el paciente abre sin necesidad de iniciar sesión. Puede hacerlo desde Recepción (al recibir al paciente) o desde la Ficha clínica, mientras el médico lo atiende.
3. El paciente completa y firma el formulario en su dispositivo.
4. El formulario firmado se guarda como PDF en el expediente del paciente, y la cita muestra el estado de firma. El médico puede abrirlo desde la Ficha clínica.

Importante: los formularios siempre quedan ligados a una cita. Por eso se generan desde una pantalla en la que ya hay un paciente con cita: Recepción o la Ficha clínica (pantalla de atender).

⚠️ La pestaña Formularios de la Ficha clínica viene desactivada: cada médico debe encenderla en Configuración → Fichas clínicas. Vea «Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica)».

Tipos de campo disponibles

Tipo de campo	Para qué sirve
Texto	Respuestas cortas (nombre, dirección, etc.)
Área de texto	Respuestas largas (observaciones, antecedentes)
Número	Valores numéricos
Lista desplegable	El paciente elige una opción de una lista
Sí / No	Un interruptor para respuestas afirmativas o negativas
Fecha	Selección de una fecha
Casillas (multi)	El paciente puede marcar varias opciones
Encabezado	Un título para separar y agrupar secciones del formulario

En esta guía

• Cómo crear un formulario — diseñar la plantilla con sus campos.
• Cómo enviar un formulario a un paciente — generar el enlace o QR desde Recepción o desde la Ficha clínica.
• Cómo el paciente llena y firma el formulario — la experiencia del paciente.
• Dónde queda el formulario firmado — el PDF en el expediente y el estado de la cita.
• Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica) — activar la pestaña Formularios al atender, generar enlaces sin salir de la consulta y revisar todo el historial de formularios del paciente.

Cómo crear un formulario

Los formularios se diseñan una sola vez y luego se pueden enviar a cualquier paciente las veces que necesite.

Abrir el módulo

1. En el menú lateral, abra Configuración y seleccione Formularios.
2. Verá la lista de formularios existentes, con su Nombre, número de Columnas, Tipo (Requerido u Opcional) y Estado (Activo o Inactivo).

Crear un formulario nuevo

1. Presione «Nuevo formulario» (arriba a la derecha).
2. Complete los datos generales:
   • Nombre (obligatorio): el nombre del formulario (por ejemplo, Consentimiento informado).
   • Columnas: en cuántas columnas se acomodan los campos (de 1 a 4).
   • Requerido: actívelo si el formulario debe enviarse a todos los pacientes. Si lo deja apagado, el formulario es opcional.
   • Activo: déjelo activado para que el formulario esté disponible al enviarlo.
   • Descripción: un texto opcional para describir el formulario.

Agregar campos

3. En la sección Campos, presione «Agregar campo» por cada campo que necesite. Para cada uno:
   • Etiqueta: el texto que verá el paciente (por ejemplo, Nombre completo).
   • Tipo: elija el tipo de campo (Texto, Área de texto, Número, Lista desplegable, Sí / No, Fecha, Casillas (multi) o Encabezado).
   • Si elige Lista desplegable o Casillas (multi), escriba las opciones, una por línea.
   • Req.: marque la casilla si el campo es obligatorio para el paciente.
   • Ancho completo: marque la casilla si el campo debe ocupar todo el ancho (útil para áreas de texto y encabezados).
   • Use las flechas ↑ / ↓ para reordenar los campos y la ✕ para eliminar uno.
4. En Vista previa verá, en tiempo real, cómo quedará el formulario para el paciente.

💡 Cada campo (excepto los encabezados) debe tener una etiqueta. Si intenta guardar con un campo sin etiqueta, el sistema le avisará.

Guardar

5. Presione «Guardar». Verá el mensaje «Formulario guardado» y volverá a la lista de formularios.

Editar, desactivar o eliminar un formulario

En la columna Acciones de cada formulario:

Acción	Ícono	Qué hace
Editar	lápiz	Abre el formulario para modificar sus campos.
Desactivar	círculo	Lo oculta al enviar formularios, pero lo conserva. Queda como Inactivo en la lista.
Activar	check	Vuelve a habilitar un formulario inactivo.
Eliminar	papelera (rojo)	Borra el formulario de forma permanente.

Nota: un formulario que ya se envió a algún paciente no se puede eliminar (para proteger los registros clínicos); en ese caso, solo puede desactivarlo.

Cómo enviar un formulario a un paciente

Enviar un formulario significa generar un enlace (o un código QR) que el paciente abre en su propio celular o computadora, sin necesidad de iniciar sesión.

Hay dos lugares desde donde puede hacerlo, y el panel es exactamente el mismo en ambos:

Desde dónde	Quién lo usa normalmente
Recepción → pestaña Actualizar datos	La secretaría, cuando recibe al paciente.
Atender (Ficha clínica) → Datos del paciente → pestaña Formularios	El médico, durante la consulta.

Importante: la pestaña Formularios de la Ficha clínica viene desactivada y cada médico debe encenderla en Configuración → Fichas clínicas. Vea «Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica)» para el detalle.

En los dos casos el formulario queda ligado a la cita desde la que se generó.

Enviarlo desde Recepción

1. En el menú, abra Recepción y seleccione la cita del paciente que va a recibir.
2. Abra la pestaña Actualizar datos.
3. Busque la sección Formularios. Aparecerá la lista de los formularios activos de la clínica, cada uno con una casilla. Los formularios marcados como requeridos vienen seleccionados automáticamente y se identifican con la palabra (requerido).

4. Marque los formularios que desea enviar y presione «Generar formularios».
5. En la sección Generados aparecerá cada formulario con su estado. Para cada uno tiene tres opciones:
   • «Copiar enlace»: copia el enlace para enviarlo al paciente (por WhatsApp, correo, etc.). Verá el aviso «Enlace copiado».
   • «Ver QR»: muestra un código QR que el paciente puede escanear con la cámara de su celular.
   • «Anular»: invalida el enlace generado (por si lo generó por error).

💡 No se envía ningún correo automáticamente: usted comparte el enlace o el QR con el paciente por el medio que prefiera.

💡 Los tres botones desaparecen cuando el formulario ya está Firmado o Cancelado: a partir de ese momento no hay nada más que compartir.

Enviarlo durante la consulta

Si el paciente ya está con el médico y hace falta un consentimiento o una encuesta en ese momento, no es necesario devolverlo a Recepción: el médico genera el formulario desde la Ficha clínica, en la pestaña Formularios de Datos del paciente, con los mismos pasos 3 a 5 de arriba.

Además, ahí mismo puede consultar todos los formularios del paciente y abrir los que ya firmó. Vea «Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica)».

Estados del formulario

A medida que el paciente lo usa, el formulario cambia de estado:

Estado	Significado
Pendiente	Generado, el paciente aún no lo ha abierto.
Abierto	El paciente abrió el enlace pero todavía no lo firmó.
Firmado	El paciente completó y firmó el formulario.
Expirado	El enlace venció y ya no se puede usar.
Cancelado	Se anuló con «Anular». El enlace deja de funcionar.

El enlace vale 7 días. Pasado ese plazo, el paciente que lo abra verá el aviso «Formulario expirado o inválido. Contacta a tu clínica para generar un nuevo acceso.»; en ese caso, genere un formulario nuevo. Un formulario anulado o ya firmado tampoco se puede volver a abrir.

Cómo el paciente llena y firma el formulario

Cuando el paciente abre el enlace o escanea el código QR, ve el formulario en su propio celular o computadora. No necesita usuario ni contraseña.

La experiencia del paciente

1. El paciente abre el enlace. Ve el logo y el nombre de la clínica, su propio nombre, y los campos del formulario tal como usted los diseñó.

2. Completa cada campo (texto, listas, fechas, casillas, etc.).
3. Al final, en el recuadro de Firma, el paciente firma con el dedo (en el celular) o con el mouse (en la computadora). Si se equivoca, puede presionar «Limpiar firma» y volver a firmar.

4. Presiona «Enviar y firmar».
5. Aparece el mensaje de confirmación: «Formulario enviado y firmado. Gracias.»

💡 El enlace es de un solo uso: una vez firmado, el formulario ya no se puede volver a abrir ni modificar.

Para la clínica: no hace falta hacer nada más. El formulario firmado se guarda solo en el expediente del paciente (vea la siguiente sección).

Dónde queda el formulario firmado

Cuando el paciente firma y envía un formulario, el sistema genera automáticamente un PDF con todas las respuestas y la firma, y lo guarda en el expediente del paciente.

El PDF en el expediente

1. Abra el Expediente del paciente.
2. En la sección de archivos del paciente encontrará el formulario como un documento PDF, con el nombre del formulario.
3. Al abrirlo, verá el documento con el logo y nombre de la clínica, el nombre del paciente, todas las respuestas y la firma del paciente, junto con la fecha.

Abrirlo sin salir de la consulta

El médico no necesita ir al expediente para leerlo. Si tiene activada la pestaña Formularios de la Ficha clínica, en la tabla Formularios del paciente verá el formulario con estado Firmado y el botón «Ver», que abre ese mismo PDF. Vea «Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica)».

El estado en la cita

Además del PDF, el estado de firma queda registrado en la cita:

• En la pantalla de Recepción (pestaña Actualizar datos → sección Generados), el formulario aparece como Firmado.
• En la Ficha clínica (pestaña Formularios), tanto en Generados como en la tabla Formularios del paciente.
• En la Agenda, las citas con un formulario requerido sin firmar muestran un indicador de aviso (⚠), y las que ya tienen formularios firmados muestran el total firmado.

💡 Así puede saber de un vistazo qué pacientes ya completaron sus formularios y cuáles tienen pendientes los formularios requeridos.

Cómo enviar y consultar formularios durante la consulta (Ficha clínica)

Antes, los formularios solo se podían generar desde Recepción. Ahora el médico también puede hacerlo mientras atiende al paciente, sin salir de la Ficha clínica: genera el enlace, se lo comparte al paciente en ese momento y, en la misma pantalla, consulta todos los formularios que ese paciente ha llenado alguna vez.

⚠️ Primero hay que activar la pestaña. La pestaña Formularios no aparece hasta que usted la active en Configuración → Fichas clínicas. Si entra a atender y no la ve, no es un error: está desactivada. Siga los pasos de la siguiente sección.

Paso 1 — Activar la pestaña «Formularios»

Esta pestaña viene apagada de fábrica y la configuración es por médico: cada médico debe activarla en su propia cuenta.

1. En el menú lateral, abra Configuración y entre en Fichas clínicas.
2. Baje hasta la tarjeta «Secciones de la Ficha».
3. Dentro del grupo «Datos del paciente», busque la fila Formularios (Pestaña de Datos del paciente).
4. Encienda el interruptor. Aparecerá el mensaje «Sección activada».

📷 Captura sugerida: la tarjeta «Secciones de la Ficha», grupo «Datos del paciente», con el interruptor de Formularios encendido.

El cambio se guarda de inmediato. Si ya tenía abierta la pantalla de atender, vuelva a entrar para que aparezca la pestaña.

💡 Apagar el interruptor solo oculta la pestaña: los formularios que el paciente ya firmó no se borran ni se modifican, y siguen disponibles en el expediente y en Recepción.

Paso 2 — Abrir la pestaña «Formularios» al atender

1. Abra Atender y comience la atención del paciente.
2. En la sección Datos del paciente, verá las pestañas Datos personales, Consultas previas, Antecedentes, Archivos y, al final, Formularios.
3. Entre en Formularios.

La pestaña tiene dos partes: arriba, la generación y el envío de formularios para la cita que está atendiendo; abajo, la tabla Formularios del paciente con todo el historial.

Generar y compartir un formulario sin salir de la consulta

Es el mismo panel que se usa en Recepción, con las mismas opciones:

1. Bajo el título Formularios aparecen los formularios activos de la clínica, cada uno con una casilla. Los marcados como requeridos vienen seleccionados automáticamente y se identifican con la palabra (requerido).
2. Marque los que necesita y presione «Generar formularios».
3. En Generados aparece cada formulario con su estado y tres botones:
   • «Copiar enlace» — copia el enlace para enviárselo al paciente (WhatsApp, correo, etc.). Verá el aviso «Enlace copiado».
   • «Ver QR» — muestra un código QR para que el paciente lo escanee con la cámara de su celular allí mismo, en el consultorio.
   • «Anular» — invalida el enlace generado (por si lo generó por error).

💡 Los tres botones desaparecen cuando el formulario ya está Firmado o Cancelado: a partir de ese momento no hay nada más que compartir.

Nota: el formulario queda ligado a la cita que está atendiendo. La sección Generados muestra únicamente los formularios de esa cita.

La tabla «Formularios del paciente»

Debajo del panel de envío está la tabla Formularios del paciente. A diferencia de Generados, esta tabla muestra todos los formularios que ese paciente ha recibido, de todas sus citas, del más reciente al más antiguo. Así, un formulario generado en Recepción hace tres meses sigue estando a la vista durante la consulta de hoy.

Columna	Qué muestra
Formulario	El nombre del formulario. Si es obligatorio, agrega (requerido).
Enviado	Fecha y hora en que se generó.
Estado	Pendiente, Abierto, Firmado, Expirado o Cancelado.
Completado	Fecha y hora en que el paciente firmó. Muestra — si todavía no lo ha hecho.
Acciones	El botón «Ver», o el texto «Sin respuesta».

Ver el formulario firmado

En la columna Acciones, presione «Ver» para abrir el PDF que el paciente firmó, con sus respuestas y su firma, sin salir de la pantalla de atención.

El botón «Ver» solo aparece cuando el formulario está Firmado. Mientras el paciente no lo haya completado, la fila muestra «Sin respuesta» en su lugar.

Si el paciente no tiene ningún formulario, la tabla muestra el mensaje «Este paciente no tiene formularios».

📷 Captura sugerida: la tabla «Formularios del paciente» con una fila Firmado y el botón «Ver», y el PDF abierto encima.

Actualmente: cuando el paciente firma el formulario en su celular, la tabla no cambia sola. Actualice la página para ver el estado más reciente.