Formularios

• Introducción a Formularios
• Cómo crear un formulario
• Cómo enviar un formulario a un paciente
• Cómo el paciente llena y firma el formulario
• Dónde queda el formulario firmado

Introducción a Formularios

El módulo Formularios le permite crear sus propios formularios y enviarlos a los pacientes para que los completen y firmen desde su celular o computadora, antes o durante la consulta. El formulario firmado se guarda automáticamente como un PDF en el expediente del paciente.

Es ideal para consentimientos informados, historias clínicas, datos generales, encuestas, autorizaciones y cualquier documento que el paciente deba llenar y firmar.

¿Cómo funciona?

1. Usted crea un formulario en el módulo Formularios (en el menú, dentro de Configuración): define los campos que necesita (texto, números, listas, fechas, casillas, etc.), en cuántas columnas se muestran y si el formulario es requerido u opcional.
2. Envía el formulario al paciente desde Recepción, generando un enlace o un código QR que el paciente abre sin necesidad de iniciar sesión.
3. El paciente completa y firma el formulario en su dispositivo.
4. El formulario firmado se guarda como PDF en el expediente del paciente, y la cita muestra el estado de firma.

Importante: los formularios siempre se envían desde una cita. Por eso se generan desde la pantalla de Recepción, donde ya se está atendiendo a un paciente con cita.

Tipos de campo disponibles

Tipo de campo	Para qué sirve
Texto	Respuestas cortas (nombre, dirección, etc.)
Área de texto	Respuestas largas (observaciones, antecedentes)
Número	Valores numéricos
Lista desplegable	El paciente elige una opción de una lista
Sí / No	Un interruptor para respuestas afirmativas o negativas
Fecha	Selección de una fecha
Casillas (multi)	El paciente puede marcar varias opciones
Encabezado	Un título para separar y agrupar secciones del formulario

En esta guía

• Cómo crear un formulario — diseñar la plantilla con sus campos.
• Cómo enviar un formulario a un paciente — generar el enlace o QR desde Recepción.
• Cómo el paciente llena y firma el formulario — la experiencia del paciente.
• Dónde queda el formulario firmado — el PDF en el expediente y el estado de la cita.

Cómo crear un formulario

Los formularios se diseñan una sola vez y luego se pueden enviar a cualquier paciente las veces que necesite.

Abrir el módulo

1. En el menú lateral, abra Configuración y seleccione Formularios.
2. Verá la lista de formularios existentes, con su Nombre, número de Columnas, Tipo (Requerido u Opcional) y Estado (Activo o Inactivo).

Crear un formulario nuevo

1. Presione «Nuevo formulario» (arriba a la derecha).
2. Complete los datos generales:
   • Nombre (obligatorio): el nombre del formulario (por ejemplo, Consentimiento informado).
   • Columnas: en cuántas columnas se acomodan los campos (de 1 a 4).
   • Requerido: actívelo si el formulario debe enviarse a todos los pacientes. Si lo deja apagado, el formulario es opcional.
   • Activo: déjelo activado para que el formulario esté disponible al enviarlo.
   • Descripción: un texto opcional para describir el formulario.

Agregar campos

3. En la sección Campos, presione «Agregar campo» por cada campo que necesite. Para cada uno:
   • Etiqueta: el texto que verá el paciente (por ejemplo, Nombre completo).
   • Tipo: elija el tipo de campo (Texto, Área de texto, Número, Lista desplegable, Sí / No, Fecha, Casillas (multi) o Encabezado).
   • Si elige Lista desplegable o Casillas (multi), escriba las opciones, una por línea.
   • Req.: marque la casilla si el campo es obligatorio para el paciente.
   • Ancho completo: marque la casilla si el campo debe ocupar todo el ancho (útil para áreas de texto y encabezados).
   • Use las flechas ↑ / ↓ para reordenar los campos y la ✕ para eliminar uno.
4. En Vista previa verá, en tiempo real, cómo quedará el formulario para el paciente.

💡 Cada campo (excepto los encabezados) debe tener una etiqueta. Si intenta guardar con un campo sin etiqueta, el sistema le avisará.

Guardar

5. Presione «Guardar». Verá el mensaje «Formulario guardado» y volverá a la lista de formularios.

Editar, desactivar o eliminar un formulario

En la columna Acciones de cada formulario:

Acción	Ícono	Qué hace
Editar	lápiz	Abre el formulario para modificar sus campos.
Desactivar	círculo	Lo oculta al enviar formularios, pero lo conserva. Queda como Inactivo en la lista.
Activar	check	Vuelve a habilitar un formulario inactivo.
Eliminar	papelera (rojo)	Borra el formulario de forma permanente.

Nota: un formulario que ya se envió a algún paciente no se puede eliminar (para proteger los registros clínicos); en ese caso, solo puede desactivarlo.

Cómo enviar un formulario a un paciente

Los formularios se envían desde la pantalla de Recepción, mientras recibe a un paciente con cita. Se genera un enlace o un código QR que el paciente abre en su propio dispositivo.

Pasos

1. En el menú, abra Recepción y seleccione la cita del paciente que va a recibir.
2. Abra la pestaña Actualizar datos.
3. Busque la sección Formularios. Aparecerá la lista de los formularios activos de la clínica, cada uno con una casilla. Los formularios marcados como requeridos vienen seleccionados automáticamente.

4. Marque los formularios que desea enviar y presione «Generar formularios».
5. En la sección Generados aparecerá cada formulario con su estado. Para cada uno tiene tres opciones:
   • Copiar enlace: copia el enlace para enviarlo al paciente (por WhatsApp, correo, etc.).
   • Ver QR: muestra un código QR que el paciente puede escanear con la cámara de su celular.
   • Anular: invalida el enlace generado (por si lo generó por error).

💡 No se envía ningún correo automáticamente: usted comparte el enlace o el QR con el paciente por el medio que prefiera.

Estados del formulario

A medida que el paciente lo usa, el formulario cambia de estado:

Estado	Significado
Pendiente	Generado, el paciente aún no lo ha abierto.
Abierto	El paciente abrió el enlace pero todavía no lo firmó.
Firmado	El paciente completó y firmó el formulario.

Recuerde: los formularios siempre quedan ligados a la cita desde la que se generaron.

Cómo el paciente llena y firma el formulario

Cuando el paciente abre el enlace o escanea el código QR, ve el formulario en su propio celular o computadora. No necesita usuario ni contraseña.

La experiencia del paciente

1. El paciente abre el enlace. Ve el logo y el nombre de la clínica, su propio nombre, y los campos del formulario tal como usted los diseñó.

2. Completa cada campo (texto, listas, fechas, casillas, etc.).
3. Al final, en el recuadro de Firma, el paciente firma con el dedo (en el celular) o con el mouse (en la computadora). Si se equivoca, puede presionar «Limpiar firma» y volver a firmar.

4. Presiona «Enviar y firmar».
5. Aparece el mensaje de confirmación: «Formulario enviado y firmado. Gracias.»

💡 El enlace es de un solo uso: una vez firmado, el formulario ya no se puede volver a abrir ni modificar.

Para la clínica: no hace falta hacer nada más. El formulario firmado se guarda solo en el expediente del paciente (vea la siguiente sección).

Dónde queda el formulario firmado

Cuando el paciente firma y envía un formulario, el sistema genera automáticamente un PDF con todas las respuestas y la firma, y lo guarda en el expediente del paciente.

El PDF en el expediente

1. Abra el Expediente del paciente.
2. En la sección de archivos del paciente encontrará el formulario como un documento PDF, con el nombre del formulario.
3. Al abrirlo, verá el documento con el logo y nombre de la clínica, el nombre del paciente, todas las respuestas y la firma del paciente, junto con la fecha.

El estado en la cita

Además del PDF, el estado de firma queda registrado en la cita:

• En la pantalla de Recepción (pestaña Actualizar datos → sección Generados), el formulario aparece como Firmado.
• En la Agenda, las citas con un formulario requerido sin firmar muestran un indicador de aviso (⚠), y las que ya tienen formularios firmados muestran el total firmado.

💡 Así puede saber de un vistazo qué pacientes ya completaron sus formularios y cuáles tienen pendientes los formularios requeridos.