Cómo cobrar una cuenta pendiente
Esta es la tarea más común de la pantalla: un paciente terminó su consulta o servicio y viene a pagar. Aquí aprenderá a abrir su cuenta, revisar lo que se le va a cobrar y cerrarla con el pago recibido.
Paso 1: Abrir la cuenta del paciente
- En la tabla «Cuentas abiertas», ubique al paciente (puede usar los filtros de cada columna o buscar por nombre o fecha).
- Haga clic sobre la fila del paciente.
La pantalla cambia y muestra el detalle de esa cuenta:
- Arriba, el nombre y la identificación del paciente, dentro del bloque Paciente:.
- Un botón «Cambiar paciente» por si abrió la cuenta equivocada y quiere volver a la lista.
- La sección «Cobros pendientes» con la tabla de todo lo que se va a cobrar.
📷 Captura sugerida: detalle de una cuenta abierta con la tabla «Cobros pendientes».
Importante: si aparece un aviso azul de saldo a favor, significa que el paciente tiene dinero a su favor de un cobro anterior; ese saldo se puede usar como forma de pago (lo verá más adelante). Si aparece la advertencia «⚠ Tiene multiples cuentas abiertas», revise que esté cobrando la cuenta correcta, porque el paciente tiene más de una cuenta sin cerrar.
Paso 2: Revisar el detalle de cobros
La tabla de «Cobros pendientes» lista cada línea de la cuenta:
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Producto/Servicio | Lo que se le cobra (consulta, producto, procedimiento, etc.). |
| Precio | Precio unitario. |
| Cant | Cantidad. |
| SubTotal | Precio por cantidad. |
| Precio a paciente | Lo que realmente paga el paciente por esa línea. |
| Acciones | Botones para editar o eliminar la línea. |
Al pie de la tabla verá el Total a cobrar. Si junto al total aparece un ícono de información, púlselo para ver el «Desglose por tipo de item» (cuánto corresponde a consultas, productos, etc.).
Consejo: las líneas marcadas con la etiqueta gris «Despachado» vienen de quirófano o enfermería y no se pueden editar ni eliminar desde caja. Es normal: se controlan en otra área.
Ajustes sobre la cuenta (opcional)
Antes de cobrar puede:
- Editar una línea: pulse el botón de lápiz en Acciones, cambie la Cant o el Precio a paciente y guarde con el botón de guardar.
- Eliminar una línea: pulse el botón de papelera en Acciones.
- «Aplicar descuento a factura completa»: abre la ventana «Descuento a aplicar» donde escribe un porcentaje (de 1 a 100) y pulsa «Aplicar». El descuento no puede ser mayor al 100%.
- «Eliminar factura completa»: borra toda la cuenta. Úselo con cuidado.
- Etiquetas: en el campo Etiquetas puede clasificar la cuenta seleccionando o escribiendo una etiqueta nueva.
📷 Captura sugerida: barra de botones «Aplicar descuento a factura completa», «Eliminar factura completa» y exportar.
Paso 3: Elegir la forma de pago
En la parte inferior, bajo el título «Cobro»:
- En «Tipo de pago», seleccione cómo paga el paciente (efectivo, tarjeta, transferencia, Saldo a Favor, etc., según las formas que tenga configuradas su clínica).
- Si elige una forma de tarjeta que cobra comisión, el sistema le avisará en azul cuánto extra debe cobrar por comisión y cuál es el nuevo total.
Paso 4: Cerrar la cuenta
Cuando el pago es uno solo por el total:
- Verifique el Total a cobrar.
- Haga clic en «Cerrar cuenta».
La cuenta se marca como pagada, desaparece de la lista de cuentas abiertas y la pantalla vuelve al listado.
Importante: si el paciente tiene una habitación asignada, el sistema no dejará cerrar la cuenta y le pedirá primero dar de alta la habitación con el botón «Alta de habitación». Esto evita cerrar cuentas de pacientes que aún están internados.
📷 Captura sugerida: sección «Cobro» con «Tipo de pago» y el botón «Cerrar cuenta».
Cobrar en varias formas de pago (fraccionar)
Si el paciente paga una parte en efectivo y otra con tarjeta, o abona poco a poco:
- Haga clic en «Fraccionar Pago». (Para volver a un solo pago, el mismo botón dirá «Un solo pago».)
- Elija el «Tipo de pago» del primer abono.
- Escriba el monto de ese abono. El sistema no le deja superar el total pendiente.
- Haga clic en «Recibir abono parcial».
El abono aparece en la tabla «Pagos recibidos» (a la derecha) y el sistema actualiza el Saldo pendiente. Repita para cada forma de pago hasta que el saldo pendiente llegue a 0. Solo entonces podrá «Cerrar cuenta».
Consejo: si se equivocó en un abono, en la tabla «Pagos recibidos» puede eliminarlo con el botón de papelera, o marcar/desmarcar si ya se recibió.
Pagar con saldo a favor
Si el paciente tiene saldo a favor, elíjalo como «Tipo de pago» (Saldo a Favor). El sistema propone usar hasta el saldo disponible. Si intenta usar más de lo que hay, verá el aviso «Saldo a favor insuficiente para el monto ingresado.».
Recibir pagos programados
Si la cuenta tiene pagos programados (cuotas a futuro), aparecen en la tabla «Pagos programados». Cuando el paciente llega a pagar una cuota, pulse el botón «Recibir» de esa fila.
Siguiente: Cómo agregar productos y servicios a la cuenta.