Cómo abrir la caja para empezar a facturar
En las clínicas que usan control de caja, el sistema necesita saber con cuánto efectivo empieza el día antes de permitir cobros. A esto se le llama aperturar la caja. Sirve para que, al final de la jornada, los montos cobrados cuadren con lo que físicamente hay en la caja.
Importante: si su clínica no usa esta función, no verá los avisos de caja y puede ir directo a cobrar una cuenta pendiente. Esta página solo aplica cuando aparece el aviso rojo de caja cerrada.
Cuándo necesita abrir la caja
Lo sabrá porque, al entrar a Facturación, aparece un aviso en rojo:
«¡Atención! Es necesario aperturar el control de caja para continuar con la facturación.»
Mientras la caja esté cerrada, no podrá seleccionar pacientes para cobrarles.
📷 Captura sugerida: aviso rojo de caja cerrada con el botón «Aperturar».
Pasos para abrir la caja
- En el aviso rojo, haga clic en el botón «Aperturar» (a la derecha del mensaje).
- Se abre la ventana «Apertura de Caja».
- En el campo Monto inicial en Efectivo (obligatorio), escriba la cantidad de efectivo con la que inicia la caja. Si no inicia con efectivo, escriba 0.
- Haga clic en «Confirmar».
Importante: el monto no puede ser negativo. El sistema solo acepta cantidades de cero en adelante; si intenta escribir un valor negativo, no lo permitirá.
Al confirmar, el sistema muestra el mensaje «Apertura realizada Exitosamente.» y la pantalla queda lista para facturar.
📷 Captura sugerida: ventana «Apertura de Caja» con el campo de monto inicial.
Si ve un aviso de varias cajas abiertas
A veces puede aparecer un aviso en amarillo que dice «¡Advertencia! Actualmente tienes … controles de caja abiertos. Por favor, deja solo uno activo para continuar correctamente con el proceso de facturación.»**.
Esto significa que hay más de una caja abierta al mismo tiempo, lo cual puede causar confusión al cobrar. Lo recomendable es dejar una sola caja activa. Si no sabe cuál cerrar, consulte con su administrador antes de seguir cobrando.
📷 Captura sugerida: aviso amarillo de varias cajas abiertas.
Elegir la caja al momento de cobrar (usuarios con privilegios)
Algunos usuarios con permisos especiales (por ejemplo, administradores) pueden cobrar a nombre de distintas cajas. Cuando es su caso, al cerrar una cuenta o recibir un pago el sistema le pedirá elegir una caja en la ventana «Cajas Disponibles», mediante el campo Caja (obligatorio). Cada caja muestra el nombre del responsable y el efectivo actual que tiene registrado. No podrá confirmar el cobro hasta seleccionar una caja.
Consejo: si usted es secretaria o personal de caja "normal", lo más probable es que el sistema use su propia caja automáticamente y no le pida elegir.
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