Expedientes y Pacientes Gestiona los expedientes clínicos de los pacientes, su historial, gráficas, citas y permisos de acceso. Introducción a Expedientes y Pacientes La sección de Expedientes es el lugar donde la clínica guarda y consulta toda la información de sus pacientes: sus datos personales, sus antecedentes médicos, sus archivos y el historial completo de las consultas que ha tenido en la clínica. Piense en ella como el «archivero» digital de la clínica: cada paciente tiene su propia ficha, y dentro de esa ficha queda guardado todo lo que ha sucedido con él a lo largo del tiempo. ¿Para qué sirve? Desde esta sección usted puede: Ver el listado de todos los pacientes de la clínica y buscar uno en particular. Crear un paciente nuevo con sus datos generales y antecedentes. Abrir el expediente de un paciente para revisar sus datos, su historial de citas, recetas, exámenes y notas. Modificar los datos de un paciente cuando cambian (teléfono, dirección, seguro, etc.). Enviarle al paciente un enlace para que sea él quien actualice sus datos desde su celular, sin necesidad de una cita. Adjuntar archivos al expediente (estudios, fotos, PDF escaneados, imágenes DICOM). Extender constancias (cartas o documentos) para un paciente. Importar pacientes desde un archivo de Excel y exportar el listado completo. Controlar quién puede ver cada expediente mediante el Acceso Granular. ¿Quién usa esta sección? Está pensada principalmente para el personal médico y administrativo: médicos, secretarias y administradores de la clínica. Lo que cada persona puede ver o hacer depende del tipo de usuario con el que inició sesión. Por ejemplo, para abrir el expediente clínico completo de un paciente se necesita un usuario de tipo médico o secretaria. Importante: Si al intentar abrir un expediente aparece el mensaje «Utilice un usuario de tipo médico o secretaria para acceder al expediente.», significa que su tipo de usuario no tiene permiso para ver esa información. Pida al administrador de la clínica que revise su perfil. Cómo llegar a Expedientes Abra el menú lateral izquierdo y seleccione la opción «Expedientes». Se abrirá la pantalla «Expedientes de pacientes», que muestra el listado de todos los pacientes de la clínica. 📷 Captura sugerida: menú lateral izquierdo con la opción «Expedientes» resaltada. Partes de la pantalla principal Al entrar verá una tabla con sus pacientes y, encima de ella, una fila de botones. Estos son los elementos más importantes: Elemento Descripción Botón «Exportar pacientes» Descarga un archivo de Excel con el listado completo de pacientes de la clínica. Botón «Importar pacientes» Permite cargar varios pacientes de una sola vez desde una plantilla de Excel. Botón «Crear un paciente» Abre el formulario para registrar un paciente nuevo. Botón «Asistente clínico» Abre un asistente que responde preguntas sobre sus pacientes. (Solo aparece si su clínica tiene esta función activada.) Tabla de pacientes Lista a los pacientes. Se puede filtrar, ordenar y avanzar entre páginas. Botón «Ver paciente» En cada fila, abre el expediente completo de ese paciente. Columnas de la tabla de pacientes Columna Qué muestra Paciente El nombre del paciente. Apellido Los apellidos del paciente. DPI El número de identificación. (Se oculta en pantallas pequeñas.) Teléfono El número de teléfono registrado. Etiquetas Las etiquetas asignadas al paciente (por ejemplo, para agruparlo o clasificarlo). Si no tiene etiquetas, muestra un guion. Consejo: Para encontrar a un paciente rápidamente, escriba parte de su nombre o apellido en la fila de filtros que aparece debajo de los títulos de las columnas. La tabla irá mostrando solo los pacientes que coincidan. 📷 Captura sugerida: pantalla «Expedientes de pacientes» con la fila de botones arriba y la tabla de pacientes debajo. Siguiente: Cómo crear un paciente nuevo. Cómo crear un paciente nuevo Antes de poder agendar citas o guardar consultas, cada persona debe existir como paciente en la clínica. En esta página aprenderá a registrar un paciente desde cero con sus datos generales, sus antecedentes y, si lo desea, sus encargados. Consejo: También puede crear un paciente sin salir de la Agenda, al momento de agendarle una cita. Aquí explicamos cómo hacerlo desde la sección de Expedientes, que es lo recomendado cuando solo quiere dar de alta a la persona. Paso a paso En el menú lateral, entre a «Expedientes». Sobre la tabla de pacientes, haga clic en el botón «Crear un paciente». Se abrirá una ventana titulada «Agregar Paciente» con tres pestañas: Datos generales, Antecedentes y Encargado. Llene la información en cada pestaña (más adelante se explica cada campo). Solo Nombres y Apellidos son obligatorios. Cuando termine, haga clic en «Grabar». Si prefiere descartar lo que escribió, haga clic en «Cancelar». El sistema confirmará con el mensaje «Paciente grabado exitosamente» y el nuevo paciente aparecerá en la tabla. 📷 Captura sugerida: ventana «Agregar Paciente» abierta en la pestaña «Datos generales». Importante: El botón «Grabar» permanece deshabilitado hasta que haya escrito los datos obligatorios. Si no puede hacer clic en él, revise que Nombres y Apellidos estén llenos. Nota: Arriba de los campos verá el recuadro «Actualización de datos», con los botones «Generar QR Code», «Generar Link» y «Enviar por WhatsApp». Mientras está creando al paciente aparecen apagados, con el aviso «Disponible después de grabar el paciente.»: el enlace se emite a nombre de un paciente que ya existe. Grabe primero y vuelva a abrirlo para poder enviárselo. Vea «Cómo enviar al paciente un enlace para que actualice sus datos». Pestaña «Datos generales» Aquí se registra la información de identificación y contacto del paciente. Los campos marcados con (obligatorio) deben llenarse; el resto son opcionales y puede completarlos más tarde. Campo Para qué sirve Código Código interno del paciente. Lo asigna el sistema automáticamente y no se puede editar. Nombres (obligatorio) El o los nombres del paciente. Apellidos (obligatorio) Los apellidos del paciente. Fecha de nacimiento Se usa para calcular la edad y para las gráficas pediátricas. Sexo Se elige de una lista. Teléfono(s) Número(s) de contacto del paciente. Correo electrónico Sirve para enviarle recetas o documentos por correo. Usuario app móvil Interruptor que indica si el paciente usará la aplicación móvil. Nit: (sin guión) Número de identificación tributaria, escrito sin guion. DPI/CUI Documento de identificación del paciente. Tipo de sangre Grupo sanguíneo del paciente. Dirección Domicilio del paciente. Originario de Lugar de origen. Etnia Se elige de una lista o se escribe libremente, según la configuración de su clínica. Ocupación A qué se dedica el paciente. Educación Nivel de estudios. Referido por Quién recomendó o refirió al paciente a la clínica. Médico tratante Médico responsable; puede elegirse de la lista o escribirse a mano. Seguro Aseguradora del paciente, elegida de una lista. No. póliza Número de póliza del seguro. Etiquetas Marcas para clasificar al paciente. Puede elegir etiquetas existentes o escribir una nueva para crearla. Notas Espacio libre para anotaciones generales sobre el paciente. Consejo: No todos los campos aparecen siempre. Su clínica puede ocultar los que no usa, así que es normal ver menos casillas de las que aparecen en esta tabla. Algunos campos, como el departamento y municipio de residencia o la pregunta «¿Tiene derecho a IGSS?», solo se muestran en las clínicas que los tienen habilitados. Pestaña «Antecedentes» En esta pestaña se anota la historia clínica de fondo del paciente: lo que conviene tener siempre a la vista en cada consulta. Mientras el paciente todavía no está guardado, verá el aviso «Guarda el paciente para agregar sus antecedentes como opciones clicables. Mientras tanto puedes escribirlos aquí como texto libre.» y los campos de texto libre (todos opcionales): Campo Qué anotar Antecedentes médicos Enfermedades o condiciones previas. Antecedentes quirúrgicos Cirugías que ha tenido el paciente. Antecedentes traumáticos Accidentes o traumatismos relevantes. Antecedentes alérgicos Alergias conocidas. Medicamentos autorecetados Medicamentos que el paciente toma por cuenta propia. Antecedentes ginecológicos Información ginecológica relevante. Antecedentes familiares Enfermedades importantes en la familia. Vacunas Vacunas o inmunizaciones del paciente. Hábitos Hábitos relevantes (tabaco, alcohol, ejercicio, etc.). Una vez guardado el paciente, al abrirlo con «Modificar datos» esta pestaña muestra los antecedentes como opciones clicables, igual que en la columna «Antecedentes» de Atender: toque las que aplican y cada una se guarda sola. Lo que escribió como texto libre queda en el recuadro «Otros / notas» de cada categoría. Vea Cómo registrar los antecedentes del paciente en el libro de Atención Médica. Consejo: No es obligatorio llenar los antecedentes al crear el paciente. Puede dejarlos en blanco y completarlos después, durante la primera consulta. Pestaña «Encargado» Sirve para registrar a las personas responsables del paciente (por ejemplo, el padre, la madre o un tutor). Es especialmente útil para pacientes menores de edad. En el campo de búsqueda, escriba el nombre del encargado. El sistema buscará entre los pacientes ya registrados. Elija la persona de la lista que aparece. En «Relación», indique el vínculo (por ejemplo, madre, padre, tutor). Haga clic en «Agregar» para añadirlo a la lista de encargados. Si necesita quitar a un encargado, use el botón «Eliminar» en la fila correspondiente. Importante: El botón «Agregar» solo se habilita cuando ha seleccionado a una persona y ha elegido la Relación. El encargado debe existir antes como paciente para poder vincularlo. 📷 Captura sugerida: pestaña «Encargado» con un encargado ya agregado en la lista. Siguiente: Cómo abrir y leer el expediente de un paciente. Cómo abrir y leer el expediente de un paciente El expediente es la vista completa de un paciente: reúne sus datos, sus antecedentes, sus archivos y todo el historial de consultas que ha tenido en la clínica. En esta página aprenderá a abrirlo y a entender cada parte de la pantalla. Cómo abrir un expediente Entre a «Expedientes» desde el menú lateral. Busque al paciente en la tabla (puede usar la fila de filtros para encontrarlo más rápido). En la fila del paciente, haga clic en el botón «Ver paciente». Se abrirá el expediente completo de esa persona. Mientras esté dentro de un expediente, en la esquina aparecerá el botón flotante «Cambiar paciente». Haga clic en él en cualquier momento para regresar al listado y elegir a otro paciente. 📷 Captura sugerida: tabla de pacientes con el botón «Ver paciente» señalado en una fila. Partes del expediente La pantalla del expediente se divide en dos zonas principales, más el historial al final: A la izquierda, una tarjeta con la foto del paciente, su nombre, su código y una serie de botones de acción. A la derecha, un panel con pestañas que organizan la información (Ficha general, Antecedentes, Archivos, etc.). Más abajo, el bloque «Historia», con todas las consultas del paciente. 📷 Captura sugerida: vista general del expediente con la tarjeta de la foto a la izquierda y las pestañas a la derecha. Botones de la tarjeta del paciente (izquierda) Botón Qué hace «Subir foto...» Permite cargar una foto de perfil del paciente. «Extender constancia» Abre un editor para redactar una constancia o carta para el paciente. «Modificar datos» Abre el formulario para editar la información del paciente (se explica en la siguiente página). «Agregar expediente pdf» Permite adjuntar un PDF con el expediente escaneado. Cuando ya existe uno, el botón cambia a «Eliminar expediente pdf». «Eliminar paciente» Borra al paciente. Solo está disponible para ciertos perfiles (administrador). Importante: «Eliminar paciente» borra el expediente del paciente. Úselo con cuidado: si el botón aparece deshabilitado, es porque su tipo de usuario no tiene permiso para eliminar pacientes. Pestañas de información (derecha) El panel de la derecha organiza la información en pestañas. Es posible que no vea todas: algunas dependen del tipo de usuario o de que el paciente tenga datos en ellas. Pestaña Qué contiene «Ficha general» Los Datos generales (nacimiento y edad, identificación, tipo de sangre, sexo), los Datos De Contacto (teléfono, correo, dirección) y un bloque de Otros datos (NIT, ocupación, etnia, seguro, notas, referido por, etc.). Si el paciente tiene encargados, aparecen bajo Responsables/Encargados. En pacientes pediátricos también pueden aparecer botones de Curvas Pediátricas. «Antecedentes» Resume los antecedentes médicos, quirúrgicos, traumáticos, alérgicos, ginecológicos, familiares, vacunas, hábitos y medicamentos autorecetados. «Archivos» Los archivos adjuntos del paciente (estudios, fotos, PDF, series DICOM). Se explica en la siguiente página. «Archivos Externos» Enlaces a archivos guardados fuera de AppDoctors (Google Drive, Dropbox, etc.). «Procedimientos especiales» Lista de procedimientos o exámenes complementarios con su fecha y resultado, y un botón para imprimirlos. «Vacunas» Detalle de las vacunas aplicadas y sus dosis. Solo aparece si el paciente tiene vacunas registradas. Consejo: En la pestaña «Ficha general» solo se muestran los datos que el paciente realmente tiene. Si un campo está vacío, simplemente no aparece, para que la ficha se vea limpia. El bloque «Historia» Debajo de las pestañas está la sección «Historia», que muestra una tarjeta por cada evento del paciente: consultas médicas, procedimientos de quirófano, resultados de laboratorio y atenciones de enfermería, ordenadas de la más reciente a la más antigua. La primera tarjeta aparece ya abierta para que vea de inmediato la consulta más reciente. Para abrir o cerrar las demás, haga clic sobre el título de la tarjeta. Verá el aviso «Haz click en el título de una cita para expandir». Dentro de cada tarjeta de consulta puede encontrar: Sección Qué muestra Entrevista El motivo y la historia de la enfermedad, más el Diagnóstico y sus Notas de diagnóstico. Exámen Físico Signos como peso, altura, presión arterial, temperatura, saturación de oxígeno, ritmo cardiaco y respiratorio, hallazgos e imágenes. Tratamiento Los medicamentos recetados y las notas de tratamiento. Incluye los botones «Reimprimir receta» y «Enviar a paciente por correo». Complementarios Exámenes complementarios solicitados en esa consulta. Consentimientos Documentos de consentimiento firmados. Procedimiento de Quirófano El registro operatorio, cuando la atención fue en quirófano. Cada tarjeta tiene en su encabezado botones para imprimir la consulta y, según el caso, para imprimir la epicrisis, ver los resultados de laboratorio o la transcripción de la consulta. Al pie de cada tarjeta puede leer los comentarios del equipo y, con el botón «Comentar», agregar uno nuevo. Consejo: Si el paciente aún no tiene consultas, verá el mensaje «No hay expedientes agregados para este paciente aún.». Esto es normal en pacientes recién creados. 📷 Captura sugerida: bloque «Historia» con la primera tarjeta abierta mostrando Entrevista, Exámen Físico y Tratamiento. Imprimir y exportar una consulta Cuando entra a una consulta específica del historial, en la parte superior aparece una barra con dos botones: Botón Qué hace «Imprimir» Genera un PDF de la ficha clínica de esa consulta. «Exportar» Descarga la información del paciente y sus antecedentes en un archivo de Excel. Siguiente: Cómo gestionar archivos, fotos y modificar los datos del paciente. Cómo gestionar archivos, fotos y modificar los datos del paciente El expediente no solo guarda datos escritos: también permite adjuntar archivos (estudios, imágenes, PDF), poner una foto al paciente y mantener su información siempre al día. En esta página verá cómo hacer cada una de estas tareas. Modificar los datos de un paciente Cuando cambia un dato del paciente (un teléfono, una dirección, el seguro, un antecedente nuevo), conviene actualizarlo en el expediente: Abra el expediente del paciente (botón «Ver paciente» desde el listado). En la tarjeta de la izquierda, haga clic en «Modificar datos». Se abrirá el mismo formulario que se usa al crear un paciente, ahora con el título «Editar un Paciente» y con los datos ya cargados. Cambie lo que necesite en las pestañas Datos generales, Antecedentes o Encargado. Haga clic en «Grabar» para guardar, o en «Cancelar» para descartar los cambios. Consejo: Si no encuentra el botón «Modificar datos», puede deberse a su tipo de usuario. Algunos perfiles solo pueden consultar el expediente, no editarlo. 📷 Captura sugerida: tarjeta del paciente con el botón «Modificar datos» señalado. Consejo: No siempre hace falta que usted escriba los datos. En la parte de arriba de la pestaña Datos generales hay un recuadro «Actualización de datos» que le permite enviarle al paciente un enlace para que él mismo los actualice desde su celular, sin necesidad de una cita. Vea «Cómo enviar al paciente un enlace para que actualice sus datos». Subir la foto del paciente La foto ayuda a identificar al paciente de un vistazo. Para agregarla: En la tarjeta de la izquierda del expediente, haga clic en «Subir foto...». Elija la imagen desde su computadora. Confirme con «Subir». Si se equivoca de archivo, use «Anular» para descartarlo. La foto reemplazará la imagen genérica que aparece por defecto. Adjuntar archivos al expediente La pestaña «Archivos» del expediente es un consolidado de todos los archivos del paciente. Verá el mensaje «Este es un consolidado de archivos para este paciente». Para agregar un archivo: Abra la pestaña «Archivos». Haga clic en «Agregar archivo». (El mismo botón cambia a «Cancelar» si quiere cerrar el formulario.) Opcionalmente, escriba un «Nombre del archivo:» descriptivo. Si desea que el paciente pueda verlo, active la casilla «Compartir con paciente:» marcando «Compartir». Elija cómo subir el contenido: «Archivo individual:» para subir un solo archivo (use «Seleccionar archivo...»). «Serie DICOM (carpeta):» para subir una carpeta completa de imágenes médicas, con el botón «Seleccionar carpeta DICOM». Cada archivo aparece luego en una tabla con su Nombre y su Fecha. En la columna Acciones puede ver el archivo o eliminarlo. Si no hay nada cargado, verá «No hay archivos agregados para este paciente.». 📷 Captura sugerida: pestaña «Archivos» con el formulario de carga abierto y un archivo ya en la tabla. Vincular archivos externos A veces los estudios viven en otro servicio (Google Drive, Dropbox, etc.). La pestaña «Archivos Externos» permite guardar un enlace a ellos sin subir el archivo a AppDoctors. Abra la pestaña «Archivos Externos». Haga clic en «Agregar». Escriba un «Nombre del enlace:» que lo describa. Si quiere que el paciente lo vea, marque «Compartir». Pegue la dirección en «URL del archivo externo:». Haga clic en «Guardar». Importante: Tal como advierte la propia pantalla, «Cualquier archivo que se almacene fuera de AppDoctors no cuenta con las medidas de seguridad de la información de la plataforma, maneje con extremo cuidado.» Use los enlaces externos solo cuando sea necesario y verifique que la dirección sea correcta. Extender una constancia Desde la tarjeta del paciente, el botón «Extender constancia» abre un editor para redactar y guardar una carta o documento (por ejemplo, una constancia médica) a nombre del paciente. Escriba el contenido y guárdelo; quedará asociado al expediente. 📷 Captura sugerida: editor de constancia abierto dentro del expediente. Adjuntar un expediente en PDF Si la clínica tiene el expediente antiguo en papel, puede escanearlo y guardarlo: En la tarjeta del paciente, haga clic en «Agregar expediente pdf». Aparecerá la indicación «Agregue el pdf del expediente escaneado en un archivo pdf.». Use «Seleccionar archivo» y luego «Subir archivos». Solo se aceptan archivos PDF. Una vez cargado, el botón cambiará a «Eliminar expediente pdf», que le permite quitarlo si fue un error. Siguiente: Cómo enviar al paciente un enlace para que actualice sus datos. Cómo importar y exportar pacientes Si su clínica está empezando con AppDoctors o necesita pasar muchos pacientes de una sola vez, no hace falta crearlos uno por uno. La función de importar carga varios pacientes desde una plantilla de Excel, y la de exportar descarga el listado completo para tenerlo como respaldo o para trabajarlo fuera del sistema. Importar pacientes desde Excel La importación sirve para dar de alta muchos pacientes a la vez. El sistema le entrega una plantilla de Excel: usted la llena con los datos y la vuelve a subir. Paso a paso Entre a «Expedientes». Sobre la tabla, haga clic en «Importar pacientes». Se abrirá la ventana «Importa tus pacientes». Haga clic en «Descargar plantilla» para obtener el archivo de Excel. Abra la plantilla en Excel y pegue los datos de sus pacientes en las celdas correspondientes, sin cambiar los títulos de las columnas. Guarde el archivo. De vuelta en la ventana, bajo «Sube la Plantilla Llena», haga clic en «Seleccionar archivo» y elija su plantilla. Haga clic en «Subir archivos» para cargarla. Si necesita corregir, use «Anular la selección». Cuando termine, los pacientes de la plantilla aparecerán en la tabla de Expedientes. Importante: Respete los títulos y el orden de las columnas de la plantilla. Si los cambia, los datos pueden quedar en el campo equivocado o la importación puede fallar. Llene primero unas pocas filas de prueba para confirmar que todo entra correctamente antes de cargar la lista completa. 📷 Captura sugerida: ventana «Importa tus pacientes» con el enlace «Descargar plantilla» y el área para subir el archivo. Exportar el listado de pacientes La exportación descarga todos los pacientes de la clínica en un archivo de Excel. Es útil como respaldo, para análisis o para compartir el listado. Entre a «Expedientes». Haga clic en «Exportar pacientes». El sistema preparará y descargará un archivo de Excel con el listado completo. El archivo incluye, entre otras, columnas como Identificación, NIT, Nombres, Apellidos, Referido Por, Dirección, Fecha de nacimiento, Sexo, Tipo de sangre, Teléfono, Etnia, Ocupación, Originario de, Religion, Educación, Email, Aseguradora y Etiquetas. Consejo: La descarga puede tardar unos segundos mientras el sistema reúne a todos los pacientes. Espere a que el archivo aparezca en su computadora antes de volver a hacer clic. Importante: El archivo exportado contiene datos personales y clínicos de sus pacientes. Guárdelo en un lugar seguro y no lo comparta con personas no autorizadas. 📷 Captura sugerida: botones «Exportar pacientes» e «Importar pacientes» en la parte superior de la pantalla de Expedientes. Siguiente: Cómo controlar el acceso a los pacientes (Acceso Granular). Cómo controlar el acceso a los pacientes (Acceso Granular) No todo el personal necesita ver a todos los pacientes. El Acceso Granular le permite decidir, paciente por paciente, a qué enfermeros y médicos empleados se les da acceso. Así mantiene un control preciso de quién puede ver y administrar la información clínica de cada persona. Tal como describe la propia pantalla: «Esta pantalla te brinda la posibilidad de gestionar de manera detallada el acceso y la visibilidad de los pacientes para tus colegas y asistentes... podrás definir permisos específicos que determinarán quién puede acceder a las consultas de enfermería y a los expedientes de los pacientes.» Cómo llegar a esta pantalla Esta función está pensada para el administrador de la clínica. Se abre la pantalla titulada «Acceso Granular». Nota: La opción puede no aparecer en el menú principal de todas las clínicas. Si no la encuentra, consulte con el administrador o con el soporte de AppDoctors cómo acceder a ella en su instalación. 📷 Captura sugerida: pantalla «Acceso Granular» con sus dos columnas, «Pacientes» a la izquierda y «Enfermeros y Médicos» a la derecha. Cómo está organizada la pantalla La pantalla se divide en dos columnas: Columna Para qué sirve «Pacientes» Lista de todos los pacientes de la clínica. Desde aquí se concede el acceso. «Enfermeros y Médicos» Aquí se elige a la persona (enfermero o médico empleado) a la que se le dará o quitará acceso, y se ven los pacientes que ya tiene asignados. Cómo dar acceso a un paciente En la columna de la derecha («Enfermeros y Médicos»), use el campo de búsqueda «Escriba el nombre del Enfermero o Doctor» y seleccione a la persona. En la columna de la izquierda («Pacientes»), busque al paciente que desea asignar. Puede filtrar por Nombres, Apellidos, Teléfono o Email. En la fila del paciente, haga clic en el botón «Agregar». El paciente pasará a la lista «Pacientes Asignados» de esa persona, en la columna de la derecha. Importante: El botón «Agregar» permanece deshabilitado hasta que haya elegido primero a un enfermero o médico en la columna de la derecha. Si no puede hacer clic, asegúrese de haber seleccionado a la persona. La lista «Pacientes Asignados» Bajo el encabezado «Pacientes Asignados» se muestran los pacientes a los que la persona seleccionada ya tiene acceso. La tabla incluye: Columna Qué muestra Nombres Nombre del paciente asignado. Apellidos Apellidos del paciente asignado. Fecha Concesión Fecha en que se otorgó el acceso. Fecha Expiración Fecha en que el acceso dejará de estar vigente. En la columna Acciones de cada fila tiene estos botones: Botón Qué hace «Editar» Permite cambiar la Fecha Concesión y la Fecha Expiración del acceso. «Borrar» Quita el acceso de esa persona a ese paciente. «Actualizar» Guarda los cambios que hizo al editar una fila. «Cancelar» Descarta los cambios sin guardarlos. Si la persona no tiene pacientes asignados, verá el mensaje «No hay pacientes asignados.». Cómo cambiar las fechas de un acceso En la lista «Pacientes Asignados», ubique al paciente y haga clic en «Editar». Ajuste la «Fecha Concesión» y/o la «Fecha Expiración» con los selectores de fecha. Haga clic en «Actualizar» para guardar, o en «Cancelar» para descartar. Consejo: Use la Fecha Expiración para dar accesos temporales, por ejemplo cuando un enfermero cubre a otro por un periodo limitado. Al llegar esa fecha, el acceso deja de estar vigente sin que usted tenga que recordar quitarlo. Cómo retirar el acceso Para quitar el acceso de una persona a un paciente, haga clic en «Borrar» en la fila correspondiente de «Pacientes Asignados». El paciente dejará de estar disponible para esa persona. Importante: Conceder y retirar accesos afecta directamente lo que cada miembro del equipo puede ver. Revise periódicamente las asignaciones para asegurarse de que sigan correspondiendo a las funciones actuales de cada persona. 📷 Captura sugerida: lista «Pacientes Asignados» con una fila en modo edición mostrando los selectores de fecha y los botones «Actualizar» y «Cancelar». Cómo enviar al paciente un enlace para que actualice sus datos En lugar de copiar a mano el teléfono nuevo, el correo o el número de póliza de cada paciente, puede pedirle al propio paciente que revise y corrija su información desde su celular. Usted le envía un enlace, él llena el formulario, y lo que escriba queda guardado directamente en su expediente. Esto es especialmente útil cuando la clínica está poniendo al día muchos expedientes a la vez: no hace falta que el paciente tenga una cita, ni que esté en la clínica. Basta con abrir su ficha y enviarle el enlace. Dónde está el panel «Actualización de datos» El panel aparece dondequiera que abra la ficha de un paciente. Es el mismo formulario en toda la plataforma, así que lo encontrará igual desde Expedientes, Recepción, Atender, Agenda, Presupuestos, Facturación y venta, Ordenes y Agenda quirófano. Para llegar a él: Abra la ficha del paciente. Por ejemplo, desde «Expedientes» → «Ver paciente» → «Modificar datos». Se abre la ventana «Editar un Paciente», en la pestaña Datos generales. Arriba de los campos, antes de «Nombres:», verá el recuadro «Actualización de datos» con el texto «Envíe al paciente un enlace para que actualice sus datos generales. No requiere una cita.» y tres botones: «Generar QR Code», «Generar Link» y «Enviar por WhatsApp». Antes de empezar: el paciente debe estar grabado El enlace se emite a nombre de un paciente que ya existe, así que no está disponible mientras lo está creando. Si abre la ventana con «Crear un paciente» (título «Agregar Paciente»), los tres botones aparecen apagados y en lugar de la descripción se lee «Disponible después de grabar el paciente.». Para enviarle el enlace a un paciente nuevo: Llene sus datos y pulse «Grabar». La ventana se cierra. Vuelva a abrir al paciente, ahora con «Modificar datos» (título «Editar un Paciente»). Los tres botones ya estarán habilitados. 📷 Captura sugerida: la ventana «Agregar Paciente» con los tres botones deshabilitados y el aviso «Disponible después de grabar el paciente.». Las tres formas de enviarlo Botón Qué hace «Generar QR Code» Abre una ventana «Código QR» con el código en pantalla, para que el paciente lo escanee con la cámara de su celular o tableta. «Generar Link» Genera el enlace y lo muestra en un recuadro, junto a un botón «Copiar». «Enviar por WhatsApp» Abre WhatsApp en una pestaña nueva, con el mensaje ya escrito y dirigido al teléfono del paciente. Mientras el sistema prepara el enlace, los botones cambian a «Generando...». Si algo falla, aparece el aviso «Error generando el enlace de actualización de datos»; espere unos segundos y vuelva a intentarlo. Con código QR Al pulsar «Generar QR Code» se abre la ventana «Código QR» con la indicación «Utilice la cámara de una tablet o dispositivo móvil sobre este código QR.». Es la opción cómoda cuando el paciente está frente a usted: le muestra la pantalla y él escanea. Para cerrar la ventana, presione la tecla Escape (la propia ventana lo recuerda: «Presione escape para cerrar la ventana»). 📷 Captura sugerida: la ventana «Código QR» abierta sobre la ficha del paciente. Copiando el enlace Al pulsar «Generar Link», el enlace aparece en un recuadro debajo de los botones. Pulse «Copiar» y verá la confirmación «Enlace copiado al portapapeles». A partir de ahí puede pegarlo donde quiera: un correo, un mensaje de texto o un chat. Por WhatsApp Al pulsar «Enviar por WhatsApp», el sistema genera el enlace, lo muestra también en el recuadro y abre WhatsApp en una pestaña nueva con el mensaje ya redactado: Hola, le enviamos este enlace para que actualice sus datos: … El mensaje queda listo pero no enviado: usted revisa la conversación y pulsa enviar en WhatsApp. Importante: esta opción necesita que el paciente tenga un número en el campo «Teléfono(s):». Si no lo tiene, el sistema no envía nada y avisa «El paciente no tiene teléfono registrado». En ese caso escriba el teléfono, pulse «Grabar», vuelva a abrir al paciente e inténtelo de nuevo. Qué ve el paciente El paciente abre el enlace en su celular sin necesidad de usuario ni contraseña. Verá el nombre y el logo de su clínica, el título «Ficha de paciente» y un mensaje de bienvenida que le explica que complete o actualice su información antes de la visita. El formulario incluye sus datos de contacto e identificación (Nombre, Apellidos, Fecha de Nacimiento, Sexo, Teléfono, Correo Electrónico, Número de Identificación, Dirección, Foto de perfil, etc.), su información médica (Tipo de Sangre y sus antecedentes) y su Seguro con el Numero de poliza. Antecedentes Los antecedentes se muestran como opciones para tocar, las mismas que usa el médico en la consulta, con la indicación «Toca lo que aplique en cada antecedente. Si algo no aparece, escríbelo en «+ Agregar». Tu médico lo revisará.» Solo aparecen las categorías de antecedentes que la clínica pide en el enlace. Lo que el paciente toca o agrega se guarda en el momento, sin esperar a «Guardar Información». Lo que ya estaba registrado se ve marcado; el paciente puede quitar solo lo que él mismo agregó. Todo lo que el paciente agrega queda marcado como «Reportado por el paciente» hasta que un médico lo confirma en la ficha. Cuando termina, el paciente pulsa «Guardar Información» y recibe la confirmación «Información actualizada exitosamente». Importante: lo que el paciente envía se guarda directamente en su expediente y reemplaza lo que había en esos campos. No queda pendiente de aprobación. Si el paciente deja un campo vacío, ese campo queda vacío en el expediente. La excepción son los antecedentes: lo que el paciente agrega se suma a lo que ya había y el médico lo revisa (vea Cómo registrar los antecedentes del paciente, en el libro de Atención Médica). Cuánto dura el enlace Vigencia 4 días desde que lo genera. Usos Uno solo. En cuanto el paciente guarda su información, el enlace deja de funcionar. Si el paciente intenta abrir un enlace vencido o ya usado, verá el aviso «Enlace no válido o expirado» con el mensaje «El enlace que está intentando usar no es válido o ha expirado. Por favor, solicite un nuevo enlace.». La solución es simplemente generarle uno nuevo. Consejo: si vuelve a generar el enlace para el mismo paciente y el anterior todavía está vigente, el sistema le entrega el mismo enlace y reinicia el plazo de 4 días. Así, si el paciente conservó el mensaje anterior, ese enlace le seguirá sirviendo. Para actualizar muchos pacientes de una vez Esta es la razón por la que existe el panel. Una forma práctica de trabajar: Entre a «Expedientes» y use la fila de filtros para encontrar a los pacientes que quiere poner al día. Abra a cada uno con «Ver paciente» → «Modificar datos». Pulse «Enviar por WhatsApp» y envíe el mensaje. Repita con el siguiente. No necesita crear citas ni esperar a que el paciente venga a la clínica. A medida que los pacientes vayan contestando, sus datos se irán actualizando solos en los expedientes. Consejo: revise antes que los pacientes tengan teléfono registrado. Los que no lo tengan tendrá que atenderlos con «Generar Link» y enviarles el enlace por otro medio. Ver también Si el paciente ya está en la clínica y lo está recibiendo en el mostrador, puede hacer lo mismo desde Recepción: vea «Cómo actualizar los datos del paciente al recibirlo» en el libro Recepción. Para enviar consentimientos o encuestas de la clínica (que sí van ligados a una cita), vea el libro Formularios. Siguiente: Cómo importar y exportar pacientes.