Estado de Cuenta

• Introducción al Estado de Cuenta
• Cómo activar la generación de estados de cuenta
• Cómo configurar las entidades de facturación
• Cómo asignar la entidad por defecto a servicios y productos
• Cómo generar un estado de cuenta
• Cómo sube el paciente su comprobante de pago
• Cómo validar los pagos y facturar

Introducción al Estado de Cuenta

El estado de cuenta es un documento que usted le envía al paciente antes de emitir la factura. En él se le detalla lo que debe, se le indica a qué cuenta bancaria debe depositar y se le da una forma sencilla de enviarle a la clínica su comprobante de transferencia. Cuando usted confirma que el dinero entró, recién entonces emite la factura electrónica.

Es lo contrario del flujo normal de facturación, donde primero se factura y después se cobra.

¿Para qué sirve?

Este flujo está pensado para las clínicas y los médicos que cobran después de la visita, no en el momento. El caso típico es el médico que atiende a domicilio o el equipo de cuidados paliativos: visita al paciente varias veces durante el mes, a fin de mes le manda el detalle de todo lo acumulado, el paciente deposita, y con el dinero ya en la cuenta se emite la factura.

Un estado de cuenta le permite:

• Juntar en un solo documento los cargos de varias visitas del mismo paciente.
• Separar los cargos por entidad de facturación. Si sus honorarios se facturan a nombre del médico y los medicamentos a nombre de la sociedad, el estado de cuenta muestra dos secciones, cada una con su propio subtotal y su propia cuenta bancaria.
• Que el paciente le suba su comprobante de pago escaneando un código QR, sin llamadas ni correos.
• Validar cada pago contra el banco y, con un clic, emitir la factura de esa sección.

Ejemplo de un estado de cuenta en PDF con sus dos secciones.

Un concepto clave: las secciones

Un estado de cuenta se divide en secciones. Cada sección corresponde a una entidad de facturación (una de las razones sociales con las que su clínica emite facturas electrónicas).

Esto importa porque cada sección se cobra y se factura por separado:

• Cada sección tiene su propia cuenta bancaria, así que el paciente hace una transferencia por sección.
• Cada sección se valida por separado cuando usted confirma ese depósito.
• Cada sección genera su propia factura electrónica.

Por eso un estado de cuenta con dos secciones puede estar "a medias": una sección pagada y la otra todavía pendiente. El sistema se lo muestra así en todo momento.

Si su clínica factura con una sola entidad, todo esto se simplifica: el estado de cuenta tendrá una sola sección y usted ni verá las opciones para repartir los cargos.

El recorrido completo

Paso	Quién lo hace	Dónde
1. Activar la función	Administrador	Configuración → Perfil de la clínica
2. Cargar los datos bancarios	Administrador	Configuración → Entidades de facturación
3. Asignar la entidad por defecto	Administrador	Facturables y Productos
4. Generar el estado de cuenta	Secretaria / caja	Facturación y venta
5. Enviar el PDF al paciente	Secretaria / caja	Fuera de AppDoctors
6. Subir el comprobante	El paciente	Enlace o código QR del PDF
7. Validar el pago y facturar	Secretaria / caja	Finanzas → Cobros recibidos

Los pasos 1 a 3 se hacen una sola vez. El día a día son los pasos 4 al 7.

Dos cosas importantes antes de empezar

El sistema nunca da un pago por recibido solo. Que el paciente suba un comprobante no marca nada como pagado: queda pendiente de que una persona de la clínica lo compare contra el banco. Esto es intencional, porque cualquiera podría subir una imagen que no corresponde a un depósito real.

AppDoctors no le envía el estado de cuenta al paciente. Usted descarga el PDF y se lo hace llegar como acostumbre (WhatsApp, correo, impreso). El sistema le da el documento y el enlace para el comprobante; el envío queda de su lado.

Esta función viene apagada

El estado de cuenta es opcional y viene desactivada. Si su clínica factura de inmediato, no verá nada de esto y su pantalla de facturación no cambia en absoluto.

Para activarla, vea «Cómo activar la generación de estados de cuenta».

Cómo activar la generación de estados de cuenta

Esta función viene desactivada. Mientras esté apagada, su clínica no verá el botón de estado de cuenta, ni la columna en Facturación y venta, ni las pantallas de Cobros recibidos y Entidades de facturación. Nada cambia respecto a como factura hoy.

Solo un administrador puede activarla.

Pasos

1. Abra el menú lateral izquierdo y entre a «Configuración».
2. Seleccione «Perfil clínica».
3. Baje hasta la tarjeta «Datos administrativos de pago», donde también está «Control avanzado de pagos».
4. Active el interruptor «Generación de pre cuentas (estados de cuenta)».
5. Guarde los cambios de la pantalla.

Interruptor «Generación de pre cuentas (estados de cuenta)» en el perfil de la clínica.

Qué aparece al activarla

En cuanto la función queda activa, su clínica ve tres cosas nuevas:

Dónde	Qué aparece
Configuración	La pantalla «Entidades de facturación»
Finanzas	La pantalla «Cobros recibidos»
Facturación y venta	El botón «Estado de cuenta» y la columna «Estado de cuenta» en las cuentas abiertas

Si no ve las opciones nuevas de inmediato, recargue la página. El menú se arma al entrar al sistema.

Qué pasa si la vuelve a apagar

Apagar el interruptor esconde la función, no borra nada. Los estados de cuenta que ya generó, los comprobantes que subieron los pacientes y las facturas que emitió siguen guardados. Si la vuelve a encender, todo aparece igual que antes.

Aun así, no conviene apagarla si tiene estados de cuenta pendientes de cobro: dejaría de ver los comprobantes que suban sus pacientes.

Siguiente paso

Antes de generar su primer estado de cuenta necesita cargar los datos bancarios de cada entidad. Vea «Cómo configurar las entidades de facturación».

Cómo configurar las entidades de facturación

El estado de cuenta le dice al paciente a qué cuenta bancaria depositar. Esos datos se cargan una sola vez, por cada entidad de facturación de su clínica.

Si no los carga, el estado de cuenta se genera igual pero sale sin el bloque «Datos de Pago», y el paciente no sabrá dónde depositar.

Antes de empezar

Esta pantalla no crea entidades. Las entidades de facturación se dan de alta en «Factura electrónica», siguiendo el trámite con la SAT y el certificador. Aquí solo se les agregan el encabezado y los datos bancarios.

Si todavía no tiene ninguna entidad habilitada, la pantalla se lo dirá y le ofrecerá el botón «Ir a Factura electrónica».

Pasos

1. Abra el menú lateral izquierdo y entre a «Configuración».
2. Seleccione «Entidades de facturación».
3. Verá una tarjeta por cada entidad habilitada. Complete los campos de la que quiera configurar.
4. Presione «Guardar» en esa tarjeta.

Repita para cada entidad. Cada tarjeta se guarda por separado.

📷 Captura sugerida: pantalla «Entidades de facturación» con las tarjetas de dos entidades.

Los campos

Campo	Para qué sirve
Encabezado en el estado de cuenta	El título que verá el paciente arriba de los cargos de esta entidad. Ej.: Honorarios médicos Dr. Manuel Lago. Si lo deja vacío se usa el nombre de la entidad.
Banco	Nombre del banco. Ej.: BAM
Tipo de cuenta	Monetaria, Ahorro o Corriente. También puede escribir otro.
No. de cuenta	El número tal como debe teclearlo el paciente. Ej.: 30-3003488-6
A nombre de	El titular de la cuenta. Ej.: Dr. Manuel Lago

Ninguno es obligatorio para guardar, pero sin banco, número y titular la entidad no puede cobrar: el estado de cuenta no podrá indicar dónde depositar.

Cómo saber si le falta algo

Cada tarjeta muestra una etiqueta arriba a la derecha:

• «Lista para cobrar» — tiene banco, número y titular.
• «Falta la cuenta bancaria» — le falta alguno de los tres.

Cuando la entidad está completa, abajo aparece «Así se verá en el estado de cuenta:» con la línea exacta que leerá el paciente. Úsela para revisar que el número de cuenta no tenga un dígito de más o de menos: es más fácil detectarlo aquí que después de que el paciente ya recibió el documento.

⚠️ El encabezado y los datos bancarios se copian al estado de cuenta en el momento de generarlo. Si después cambia el número de cuenta aquí, los estados de cuenta ya emitidos siguen mostrando el número anterior, que es el que el paciente tiene en su PDF. Los nuevos usarán el dato nuevo.

Siguiente paso

Para que el sistema reparta solo los cargos entre sus entidades, vea «Cómo asignar la entidad por defecto a servicios y productos».

Cómo asignar la entidad por defecto a servicios y productos

Si su clínica factura con más de una entidad, cada línea del estado de cuenta tiene que quedar asignada a una de ellas. Puede hacerlo a mano cada vez, pero es mucho más práctico decirle al sistema, una sola vez, bajo qué entidad se factura cada servicio y cada producto.

Con eso hecho, al generar un estado de cuenta las líneas ya vienen repartidas y a usted solo le queda revisarlas.

Si su clínica factura con una sola entidad, puede saltarse esta página. El sistema asigna todo a esa entidad automáticamente.

En los servicios (facturables)

1. Entre a «Configuración» → «Facturables».
2. Elija el médico en el selector de arriba (la lista de precios es por médico).
3. Presione el botón de editar en la fila del servicio.
4. En la columna «Entidad FEL por defecto», elija la entidad.
5. Guarde la fila.

En los productos

1. Entre a «Inventario» → «Productos».
2. Presione el botón de editar en la fila del producto.
3. En la columna «Entidad FEL por defecto», elija la entidad.
4. Guarde la fila.

Columna «Entidad FEL por defecto» en la pantalla de Productos.

Por qué conviene hacerlo en los dos lados

Es un error común configurar solo los servicios. En el caso típico —honorarios por un lado, medicamentos por otro— los medicamentos son productos del inventario, no servicios. Si solo configura los facturables, justamente la parte de medicamentos le va a quedar sin asignar y tendrá que repartirla a mano en cada estado de cuenta.

Si deja una línea sin entidad

No pasa nada grave: al generar el estado de cuenta esa línea aparece sin entidad y usted la asigna en ese momento. El sistema no lo deja continuar mientras queden líneas sin asignar, y le indica cuántas son.

Para quitar la asignación

Use el botón de limpiar (la ✕) del selector y guarde. La línea vuelve a quedar sin entidad por defecto.

Siguiente paso

Ya puede generar su primer estado de cuenta. Vea «Cómo generar un estado de cuenta».

Cómo generar un estado de cuenta

Un estado de cuenta se arma desde Facturación y venta, tomando una o varias cuentas abiertas del mismo paciente.

Pasos

1. Entre a «Facturación y venta».
2. En la lista de cuentas abiertas, marque la casilla de las cuentas que quiere incluir. Pueden ser varias visitas del mismo paciente.
3. Presione el botón «Estado de cuenta». El botón muestra entre paréntesis cuántas cuentas seleccionó.

Botón «Estado de cuenta» sobre la lista de cuentas abiertas.

A diferencia de «Unificar y facturar», que necesita al menos dos cuentas, aquí basta con una: un estado de cuenta puede tener varias secciones aunque venga de una sola cuenta.

Paso 1 — Repartir los cargos

Se abre la ventana «Estado de cuenta» con todas las líneas pendientes de las cuentas que eligió.

• Desmarque las líneas que no quiera incluir.
• En la columna «Entidad FEL», revise bajo qué entidad va cada línea. Si configuró las entidades por defecto, ya vienen puestas.

Abajo de la tabla se van sumando los totales por entidad en tiempo real, para que vea cómo va quedando repartido.

Ventana del estado de cuenta con la columna «Entidad FEL» y los totales por entidad.

Si queda alguna línea sin entidad, el sistema avisa «N línea(s) sin entidad asignada» y no deja continuar hasta resolverlas.

A la izquierda verá el «Receptor». El estado de cuenta se emite a nombre del paciente de la cuenta y no necesita NIT: no es una factura. El NIT se pedirá después, cuando emita la factura electrónica.

Presione «Continuar».

Si su clínica tiene una sola entidad de facturación, este paso se salta: no hay nada que repartir y el sistema genera el documento directamente.

Paso 2 — Confirmar

La pantalla de confirmación muestra el documento tal como se va a imprimir:

• Cada sección con su «Encabezado de la sección», que puede editar aquí si para este mes quiere otra redacción.
• El detalle de qué líneas caen en cada sección, con su subtotal.
• El «TOTAL A CANCELAR».
• El campo «Información administrativa», con el texto de sus condiciones de pago (mora, cheques rechazados, etc.). Viene precargado con el texto de la clínica y puede ajustarlo para este documento.

Revise que cada línea esté bajo la entidad correcta: este es el último punto para corregirlo antes de que el paciente reciba el documento.

Presione «Generar estado de cuenta».

Qué pasa al generarlo

• El sistema le asigna un número de correlativo y le confirma: «Estado de cuenta No. N generado.»
• Las cuentas incluidas quedan marcadas: en la lista de cuentas abiertas aparece la columna «Estado de cuenta» con el número y su estado.
• Esas líneas quedan reservadas. No podrá ponerlas en otro estado de cuenta mientras este siga vigente, para que no se le cobre dos veces lo mismo al paciente.

Cómo leer la columna «Estado de cuenta»

En la lista de cuentas abiertas, cada cuenta que forme parte de un estado de cuenta muestra su número y su avance:

Lo que ve	Qué significa
No. 2 · pendiente 2/2	Ninguna de las dos entidades se ha cobrado
No. 2 · pendiente 1/2	Una entidad ya se validó, falta la otra
No. 2 · pagado	Todas las entidades tienen su pago validado
No. 2 · facturado	Todas las entidades ya tienen su factura emitida

Columna «Estado de cuenta» mostrando «pendiente 1/2».

El contador solo aparece cuando la cuenta está repartida entre más de una entidad.

Cómo obtener el PDF

Presione el botón junto al número, en esa misma columna. El PDF se abre en una pestaña nueva y ya puede descargarlo o enviarlo.

También puede abrirlo desde Finanzas → Cobros recibidos, presionando el número del estado de cuenta.

El estado de cuenta en PDF, con sus secciones, los datos de pago y el código QR.

AppDoctors no le envía el documento al paciente. Descargue el PDF y hágaselo llegar como acostumbre. El código QR y el enlace impresos en el documento son los que el paciente usará para subir su comprobante.

Si se equivocó

Si generó un estado de cuenta con el reparto equivocado, puede anularlo desde Finanzas → Cobros recibidos. Al anularlo, las cuentas quedan libres y puede generar uno nuevo. Vea «Cómo validar los pagos y facturar».

Cómo sube el paciente su comprobante de pago

Esta página describe lo que hace el paciente, no usted. Le sirve para acompañarlo por teléfono si le cuesta.

Cómo llega el paciente a la pantalla

En el estado de cuenta que usted le envió, al final del documento, hay un código QR y un enlace. Cualquiera de los dos lleva a la misma pantalla:

• Con el celular: apunta la cámara al código QR.
• Desde la computadora: escribe el enlace en el navegador.

No necesita usuario ni contraseña, ni tener la aplicación. El enlace es único para ese estado de cuenta.

Pantalla pública donde el paciente sube su comprobante.

Qué ve el paciente

• El número del estado de cuenta, el nombre de la clínica y su nombre.
• Una tarjeta por cada cuenta a pagar, con el monto y la cuenta bancaria donde debe depositar.

Los pasos que sigue

1. Hace la transferencia desde su banco, como lo haría normalmente.
2. Entra al enlace o escanea el código QR.
3. Selecciona la cuenta que pagó.
4. Escribe el «Monto que transferiste» (opcional, pero ayuda a que usted lo verifique más rápido).
5. Adjunta el «Comprobante (JPG, PNG o PDF)».
6. Presiona «Enviar comprobante».

Al terminar aparece: «Recibimos tu comprobante — La clínica lo va a verificar contra el banco. Todavía no se marca como pagado.»

Si el estado de cuenta tiene varias cuentas

Cuando el estado de cuenta está repartido entre varias entidades, cada una es una transferencia distinta a un banco distinto. El paciente debe repetir el proceso una vez por cada cuenta.

Después de enviar el primero, la cuenta ya enviada queda marcada como «Comprobante enviado» y el formulario queda listo para la siguiente. Cuando ya envió todas, la pantalla se lo confirma.

Si se equivocó de imagen, puede volver a seleccionar esa misma cuenta y enviar otra. La clínica verá la más reciente.

Lo que el paciente NO puede hacer

• No puede ver su expediente ni ninguna información clínica. La pantalla solo muestra montos y cuentas bancarias, que es lo mismo que ya tiene impreso.
• No puede marcar nada como pagado. Subir el comprobante deja el pago pendiente de revisión; siempre es alguien de la clínica quien confirma contra el banco.

Si le dice que el enlace no funciona

La pantalla muestra «No encontramos este estado de cuenta» cuando:

• el enlace se copió incompleto (es largo; conviene que lo abra desde el QR o que le reenvíe el PDF), o
• el estado de cuenta fue anulado desde la clínica.

Si usted lo anuló y generó uno nuevo, el enlace viejo deja de servir: hay que enviarle el PDF nuevo.

El enlace no vence. Si el paciente paga un mes tarde, el enlace le sigue funcionando.

Siguiente paso

Cuando entren los comprobantes, revíselos en Finanzas → Cobros recibidos. Vea «Cómo validar los pagos y facturar».

Cómo validar los pagos y facturar

«Cobros recibidos» es la pantalla donde usted revisa los comprobantes que subieron los pacientes, confirma contra el banco que el dinero entró y emite la factura de cada sección.

Para llegar: menú lateral → «Finanzas» → «Cobros recibidos».

Pantalla «Cobros recibidos» con una fila pendiente de validar.

Cómo leer la tabla

Cada fila es una sección, no un estado de cuenta completo. Un estado de cuenta repartido entre dos entidades ocupa dos filas, porque cada una se cobra y se factura por separado.

Columna	Qué muestra
No.	Número del estado de cuenta. Presiónelo para abrir el PDF.
Paciente	A nombre de quién se emitió
Sección	El encabezado de esa entidad
Cuenta	El banco y número donde debía depositar
Monto	Lo que corresponde a esa sección
Estado	Pendiente, Pagado o Facturado
Comprobante	Fecha, monto declarado por el paciente y «Ver comprobante»

Si el paciente todavía no sube nada, verá «Sin comprobante».

Validar un pago

1. Presione «Ver comprobante» para abrir la imagen que subió el paciente.
2. Compárela contra su estado de cuenta bancario. Que exista una imagen no significa que el dinero haya entrado.
3. Si el depósito es real, presione «Validar». La sección pasa a Pagado.
4. Si no corresponde, presione «Rechazar».

⚠️ El sistema nunca marca un pago como recibido por su cuenta. Cualquiera podría subir una imagen que no corresponde a un depósito; la confirmación siempre es de una persona.

Si validó por equivocación

Presione «Deshacer validación». El pago vuelve a quedar pendiente de revisión y la sección regresa a Pendiente. No se borra el estado de cuenta ni el comprobante del paciente.

Solo se puede deshacer mientras la sección no se haya facturado. Si ya emitió la factura, primero tiene que anular esa factura.

Emitir la factura

Cuando la sección está en Pagado, aparece el botón «Facturar».

Al presionarlo, el sistema emite la factura electrónica (FEL) de esa sección: usa la entidad de facturación de la sección, las líneas que se congelaron al generar el estado de cuenta y los datos del paciente. La sección pasa a Facturado.

Cada sección genera su propia factura, a nombre de su propia entidad. Un estado de cuenta con dos secciones produce dos facturas. Eso es justamente lo que este flujo resuelve.

Si el estado de cuenta tiene otra sección todavía pendiente, esa sigue esperando su pago; no se ve afectada.

Anular un estado de cuenta

«Anular» descarta el estado de cuenta completo y libera las cuentas, para que pueda generar uno nuevo con esas mismas líneas.

Úselo cuando el documento salió mal: el reparto entre entidades quedó equivocado, o lo generó antes de cargar los datos bancarios y salió sin el bloque de pago.

⚠️ Anular afecta todo el estado de cuenta, no una sola sección, y descarta también los comprobantes que el paciente ya había subido. Si solo se equivocó al validar, use «Deshacer validación», que es lo apropiado para eso.

No se puede anular un estado de cuenta que ya tenga alguna sección facturada. Primero anule la factura.

Sobre «Automatiza la conciliación de pagos»

Arriba de la tabla verá una tarjeta ofreciendo automatizar esta revisión por un 5.5% por transacción.

Hoy esa función no existe todavía. El botón «Me interesa» únicamente registra que a su clínica le interesaría: no contrata nada, no genera ningún cobro y no cambia cómo funciona el sistema. Sirve para medir cuántas clínicas lo quieren antes de construirlo.