# Cómo usar la Secretaria AI

La **Secretaria AI** es un asistente con inteligencia artificial que atiende a sus pacientes por **WhatsApp las 24 horas, los 7 días de la semana**. Responde preguntas frecuentes, brinda información de la clínica y ayuda a agendar citas, todo de forma automática. Cuando una conversación necesita atención humana, usted puede tomar el control en cualquier momento.

Esta página le explica cómo activarla, conectarla a WhatsApp, supervisar las conversaciones y mejorar sus respuestas.

## Dónde encontrarla

Dentro de **«CRM»**, haga clic en la pestaña **«Secretaria AI»**.

- Si **aún no la ha activado**, el sistema lo llevará directamente al asistente de activación (**«Activar Secretaria AI»**).
- Si **ya está activa**, verá el panel de la Secretaria AI con su estado, sus créditos y los accesos a cada sección.

En el **«Panel»** principal del CRM también aparece un aviso de la Secretaria AI: si no está configurada, verá el botón **«Activar Secretaria AI»**; si ya lo está, verá un resumen con el estado de WhatsApp, los créditos y el plan.

> 📷 *Captura sugerida: el aviso de Secretaria AI en el «Panel» del CRM, en su versión «no configurada» con el botón «Activar Secretaria AI».*

## Cómo activar la Secretaria AI

La activación es un asistente paso a paso (verá una barra de pasos en la parte superior). Avance con **«Siguiente»** y retroceda con **«Anterior»**.

1. **Plan.** Revise el plan **Secretaria AI Plan Vital**, con su precio, conversaciones incluidas por mes y créditos. Pulse **«Siguiente»**.
2. **Configura tu Asistente.** Defina cómo se comportará:
   - **Nombre del Asistente:** el nombre con el que se presentará (por ejemplo, "Secretaria AI de Mi Clínica").
   - **Objetivo / Personalidad:** describa en sus palabras qué debe hacer y cómo debe tratar a los pacientes.
   - **Tono de Comunicacion:** elija el estilo de las respuestas.
   Pulse **«Siguiente»**.
3. **Autorizar Acceso a Datos.** Para responder bien, el asistente necesita consultar información de su clínica. Verá tres permisos activados: **Informacion de la Clinica**, **Horarios y Agenda Externa** y **Perfiles de Doctores**. Todos son de **solo lectura**: el asistente consulta, pero no modifica nada. Pulse **«Confirmar Acceso y Activar»**.
4. **Probar el Bot.** Esta función estará disponible **próximamente**. Pulse **«Siguiente»**.
5. **Conectar WhatsApp.** Vincule su número (vea el apartado siguiente). Si prefiere hacerlo más tarde, pulse **«Conectar despues»** y luego **«Continuar»**.
6. **Secretaria AI Activada.** Verá un resumen de lo completado y una lista de **Que hacer ahora**. Pulse **«Ir al Dashboard»** para terminar.

> **Consejo:** dedique tiempo al campo **Objetivo / Personalidad**. Cuanto más claro le explique al asistente qué debe hacer (y qué no), mejores serán sus respuestas con los pacientes.

> 📷 *Captura sugerida: el paso «Configura tu Asistente» con los campos Nombre, Objetivo/Personalidad y Tono.*

## Cómo conectar WhatsApp

La conexión se hace escaneando un código QR, igual que cuando vincula WhatsApp en una computadora:

1. En el panel de la Secretaria AI, pulse **«Conectar WhatsApp»** (o llegue a este paso durante la activación).
2. En su teléfono, abra **WhatsApp** y vaya a **Configuración › Dispositivos vinculados › Vincular un dispositivo**.
3. Escanee el código QR que aparece en pantalla.
4. La pantalla se actualizará sola cuando detecte la conexión y mostrará **«WhatsApp Conectado Exitosamente!»**.

> **Importante:** mientras WhatsApp no esté conectado, el asistente no podrá recibir ni responder mensajes. El estado de la conexión se muestra siempre en el panel como **Conectado** o **Desconectado**.

### Desconectar WhatsApp

Si necesita desvincular el número, en el panel pulse **«Desconectar»** y confirme en el aviso. Tenga presente: al desconectar, la Secretaria AI **dejará de recibir y responder mensajes**.

## El panel de la Secretaria AI

Una vez activa, el panel muestra tres tarjetas de estado y dos secciones para gestionar el día a día:

| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| **WhatsApp** | Si está **Conectado** o **Desconectado**, y el número vinculado |
| **Creditos** | Cuántos créditos le quedan, cuántos usó este mes y su plan |
| **Asistente** | El nombre de su asistente y la última sincronización |

Debajo verá dos cifras rápidas: **Conversaciones** (total de conversaciones) y **Documentos Listos** (documentos de conocimiento ya procesados), además de tarjetas de navegación hacia **Conversaciones** y **Base de Conocimiento**.

> **Consejo:** vigile la tarjeta de **Creditos**. Los créditos se consumen al responder mensajes; cuando se agotan, el asistente deja de responder. El panel le muestra una estimación de respuestas restantes.

> 📷 *Captura sugerida: el panel de la Secretaria AI con las tarjetas WhatsApp, Creditos y Asistente, y las secciones de navegación.*

## Cómo revisar y atender conversaciones

La sección **«Conversaciones»** le permite supervisar todo lo que el asistente conversa con los pacientes y, cuando haga falta, intervenir.

1. En el panel de la Secretaria AI, abra **«Ver Conversaciones»** (o use la pestaña correspondiente). Pulse **«Actualizar»** para traer los mensajes más recientes.
2. Verá una tabla con: **Cliente**, **Telefono**, **Canal**, **Mensajes** (cantidad), **Ultima Actividad** y **Estado AI** (**AI Activa** o **Manual**). Si la conversación está ligada a un paciente, aparece la etiqueta **Vinculado**.
3. Haga clic en una conversación para ver todos sus mensajes a la derecha, identificados como **Paciente**, **AI** o **Sistema**.

### Transferir entre el asistente y una persona

En el detalle de cada conversación hay un botón para cambiar quién responde:

- **«Transferir a Humano»:** la AI deja de responder y un miembro del equipo continúa la conversación manualmente. Úselo cuando el caso requiera trato personal.
- **«Activar AI»:** devuelve la conversación al asistente, que retoma las respuestas automáticas.

En ambos casos el sistema le pedirá confirmar antes de aplicar el cambio.

> **Consejo:** transfiera a atención humana las consultas delicadas o que el asistente no logra resolver, y reactive la AI cuando el tema esté cerrado.

## Cómo mejorar las respuestas con la Base de Conocimiento

La sección **«Base de Conocimiento»** le permite alimentar al asistente con información de su clínica (precios, servicios, preguntas frecuentes, políticas) para que responda con datos precisos.

1. Abra **«Gestionar Documentos»** desde el panel de la Secretaria AI.
2. En **Subir Documento**, complete:
   - **Titulo del Documento** (por ejemplo, "Preguntas Frecuentes").
   - **URL del Documento** (la dirección del archivo).
3. Pulse **«Subir Documento»**. Verá el aviso de que el documento se subió y que su procesamiento puede tardar unos minutos.

Los documentos aparecen en una tabla con su **Titulo**, **Estado**, **Tipo** y **Fecha de Subida**. El **Estado** indica si el documento ya está listo para usarse o si aún se está procesando. Para quitar un documento, pulse **«Eliminar»** en su fila y confirme.

> **Importante:** la subida de documentos requiere la dirección (URL) del archivo. Si no sabe cómo obtenerla, pida apoyo al administrador o al equipo de soporte de su clínica.

> **Consejo:** suba un documento de preguntas frecuentes bien redactado: es la forma más rápida de que el asistente responda como lo haría su mejor secretaria.

> 📷 *Captura sugerida: la pantalla «Base de Conocimiento» con el formulario «Subir Documento» y la tabla de documentos con su columna «Estado».*