Cómo registrar interacciones
Una interacción es cada contacto que ocurre entre la clínica y un cliente: una llamada telefónica, un mensaje de texto, un correo o un WhatsApp. Registrar las interacciones tiene dos grandes ventajas: deja constancia de lo que se conversó (en las Notas) y permite programar el próximo contacto (la Fecha de Seguimiento).
Llevar este registro evita confusiones del tipo "¿alguien ya llamó a este señor?" y asegura que el trato con cada cliente sea ordenado y profesional.
Dónde están las interacciones
Dentro de «CRM», haga clic en la pestaña «Interacciones». Verá una tabla con todas las interacciones registradas y, arriba a la derecha, el botón «Agregar Interaccion».
La tabla muestra estas columnas:
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Cliente | A qué cliente corresponde la interacción |
| Metodo | Cómo se hizo el contacto: Llamada, Mensaje, Correo o WhatsApp |
| Direccion | Entrante (la persona contactó a la clínica) o Saliente (la clínica contactó a la persona) |
| Fecha | Cuándo ocurrió la interacción |
| Notas | Resumen de lo conversado |
| Seguimiento | Fecha programada para el próximo contacto, si la hay |
| Acciones | Botones para editar y eliminar |
Consejo: pase el cursor sobre la columna Notas para ver el texto completo si es largo.
Cómo registrar una interacción nueva
- En la pestaña «Interacciones», haga clic en «Agregar Interaccion». (También puede llegar aquí desde el botón de teléfono en la tabla de «Clientes», o desde «Agregar Interaccion» en el «Panel».)
- Se abrirá el formulario Nueva Interaccion.
- Complete los campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Contacto (obligatorio) | La persona con quien se tuvo el contacto |
| Metodo de Contacto (obligatorio) | Llamada, Mensaje, Correo o WhatsApp |
| Direccion (obligatorio) | Entrante o Saliente |
| Fecha de Interaccion (obligatorio) | El día en que ocurrió el contacto |
| Fecha de Seguimiento | El día en que se debe volver a contactar (opcional) |
| Notas | Lo que se conversó o acordó |
- Cuando termine, haga clic en «Guardar».
📷 Captura sugerida: el formulario «Nueva Interaccion» con el buscador de contacto, los menús de método y dirección, y los campos de fecha y notas.
El buscador de contacto
El campo Contacto es especial y muy práctico. Al escribir en él, el sistema busca automáticamente:
- Clientes que ya existen en el CRM (se marcan con la etiqueta Cliente).
- Pacientes de la clínica (se marcan con la etiqueta Paciente).
Esto le permite registrar interacciones tanto con clientes potenciales como con pacientes ya existentes, sin tener que crear el registro dos veces.
Tiene tres formas de elegir el contacto:
- Seleccionar un cliente existente: escriba su nombre y elíjalo de la lista. Es la forma más rápida.
- Seleccionar un paciente existente: escriba su nombre y elíjalo. Si el paciente no tiene teléfono registrado, el sistema le pedirá que escriba el Telefono (obligatorio) en un campo adicional. El CRM creará automáticamente un cliente vinculado a ese paciente.
- Escribir un nombre nuevo: si la persona no aparece, simplemente escriba su nombre completo. En ese caso, el sistema mostrará campos adicionales para completar el Apellido (obligatorio) (si no lo escribió) y el Telefono (obligatorio). Al guardar, el CRM creará un cliente nuevo con esos datos.
Consejo: escriba primero el nombre y espere un momento a que aparezcan las sugerencias. Buscar entre los contactos existentes evita crear duplicados.
Importante: el botón «Guardar» permanece deshabilitado hasta que haya seleccionado o escrito un contacto y completado los campos obligatorios.
Cómo editar una interacción
- En la tabla de «Interacciones», ubique la fila correspondiente.
- En la columna Acciones, haga clic en el botón con el ícono de lápiz (Editar).
- Ajuste el método, la dirección, las fechas o las notas según necesite.
- Haga clic en «Actualizar» para guardar los cambios.
Cómo eliminar una interacción
- En la columna Acciones, haga clic en el botón con el ícono de papelera (Eliminar).
- Confirme cuando aparezca el mensaje «¿Esta seguro de que desea eliminar esta interaccion?».
Importante: eliminar una interacción borra el registro de ese contacto y no se puede deshacer. Úselo solo para corregir registros equivocados.
El valor de la Fecha de Seguimiento
Cuando llene la Fecha de Seguimiento al registrar una interacción, esa persona aparecerá automáticamente en la pestaña «Seguimientos» y en la lista de Seguimientos Pendientes del «Panel». Es la mejor manera de no olvidar devolver una llamada o enviar la información prometida. En la siguiente página verá cómo gestionar esos seguimientos.