Comisiones
Cómo configurar reglas de comisión del personal, agrupar servicios en categorías, consultar el reporte y registrar los pagos.
- Introducción a las Comisiones
- Configurar las reglas de comisión
- Agrupar servicios en categorías
- Probar qué regla aplica
- Consultar el reporte de comisiones
- Registrar y anular pagos de comisiones
Introducción a las Comisiones
El módulo de Comisiones calcula automáticamente cuánto le corresponde a cada miembro del personal por las cuentas que la clínica cobra. Usted define reglas (un porcentaje o un monto fijo) y el sistema aplica la regla correspondiente a cada concepto cobrado, acumula el total por persona y le permite registrar el pago de esas comisiones.
Las comisiones se calculan siempre sobre lo efectivamente cobrado de cada cuenta pagada, no sobre lo facturado.
¿Para qué sirve?
Desde el módulo de Comisiones usted puede:
- Definir reglas de comisión: un porcentaje o un monto fijo por servicio, producto, categoría o para todo.
- Agrupar servicios en categorías para aplicarles una misma regla.
- Comprobar qué regla aplica a un concepto en una fecha determinada, antes de cobrarlo.
- Consultar el reporte de comisiones generadas, filtrado por fecha, persona, categoría o tipo.
- Registrar el pago (liquidar) de las comisiones pendientes de cada persona.
- Llevar el historial de liquidaciones y anular un pago si fue registrado por error.
Conceptos clave
Antes de empezar, conviene entender cómo funciona el cálculo:
| Concepto | Qué significa |
|---|---|
| Base del cálculo | La comisión se calcula sobre lo efectivamente cobrado en cada cuenta pagada (el copago/monto recibido), no sobre el precio de lista. |
| Regla | Un porcentaje (ej.: 15%) o un monto fijo por unidad (ej.: Q100.00) que se aplica a un objetivo (un servicio, un producto, una categoría o todo). |
| Vigencia | Cada regla tiene una fecha «Vigente desde» y, opcionalmente, una fecha «Hasta». Solo se aplican las cuentas cobradas dentro de la vigencia de la regla. |
| Regla más específica gana | Si varias reglas aplican a un mismo concepto, el sistema usa la más específica, en este orden: Concepto específico → Categoría → Todos los servicios / productos → Todo. |
| «Sin asignar» | Comisión generada por una cuenta que no tiene un responsable (persona) asignado. Aparece por separado como aviso para que revise la asignación. |
| Liquidación | Al «Registrar pago» las comisiones de esa persona quedan congeladas en un pago inmutable (el «corte»). Si fue un error, puede «Anular» el pago y las comisiones vuelven a quedar pendientes. |
💡 Las comisiones registradas también se descuentan de la Ganancia en la pantalla Finanzas de tu clínica, para que sus métricas financieras reflejen este costo. Puede verlas además como una porción «Comisiones» en la gráfica de gastos por categoría.
Cómo llegar a las Comisiones
El módulo tiene dos pantallas:
- Configuración de comisiones — donde se definen las reglas, las categorías y la herramienta «Probar». Ábrala desde el menú lateral izquierdo, en Configuración → «Comisiones».
- Reporte de comisiones — donde se consultan las comisiones generadas y se registran los pagos. Ábralo desde el menú, o desde el enlace «Ver el reporte de comisiones» que aparece en la pantalla de configuración.
Desde el reporte también encontrará el enlace «Configurar las reglas de comisión» para volver a la configuración.
Cada miembro del personal puede consultar además «Mis comisiones», donde ve únicamente las comisiones que ha generado y el estado de cada una (pendiente o pagada).
Siguiente: Configurar las reglas de comisión.
Configurar las reglas de comisión
Una regla define cuánto se paga de comisión y sobre qué. Esta guía explica cómo crear, editar y finalizar reglas desde la pestaña «Reglas» de la pantalla Configuración de comisiones.
✅ Antes de empezar: si va a crear una regla para una categoría de servicios, primero cree la categoría (ver la guía Agrupar servicios en categorías).
Paso 1 — Abra la pestaña «Reglas»
- En el menú lateral izquierdo, entre a Configuración → «Comisiones».
- Se abre la pantalla «Configuración de comisiones» en la pestaña «Reglas».
La tabla muestra las reglas vigentes con estas columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Objetivo | A qué aplica la regla (ej.: Servicio: Biopsia, Categoría de servicio: Laser CO2, Todo). |
| Tarifa | El valor: un porcentaje (ej.: 15%) o un monto fijo (ej.: Q100.00). |
| Vigente desde | Fecha a partir de la cual se aplica la regla. |
| Hasta | Última fecha de vigencia (vacío = sin fecha de fin). |
| Notas | Comentario libre. |
El interruptor «Ver historial» muestra también las reglas que ya finalizaron (las versiones anteriores). Déjelo apagado para ver solo las reglas vigentes y futuras.
Paso 2 — Cree una regla nueva
- Haga clic en el botón «Nueva regla».
- Se abre la ventana «Nueva regla». Complete los campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Aplicar a (obligatorio) | A qué aplica la comisión. Opciones: Todo, Todos los servicios, Todos los productos, Categoría de servicio, Categoría de producto, Servicio, Producto. |
| Objetivo (obligatorio si aplica) | Si eligió una categoría, un servicio o un producto, seleccione cuál. (No aparece para «Todo», «Todos los servicios» ni «Todos los productos».) |
| Tipo de tarifa (obligatorio) | Porcentaje (un % sobre lo cobrado) o Monto fijo por unidad (una cantidad en quetzales por cada unidad). |
| Valor (obligatorio) | El número: el porcentaje (ej.: 15) o el monto fijo (ej.: 100). |
| Vigente desde (obligatorio) | Fecha a partir de la cual empieza a aplicar la regla. |
| Hasta (opcional) | Última fecha de vigencia. Déjelo vacío si la regla no tiene fecha de fin. |
| Notas | Comentario libre (opcional). |
- Haga clic en el botón azul «Guardar» (el botón «Cancelar» descarta los cambios).
📷 Captura sugerida: ventana «Nueva regla» con el campo «Aplicar a» desplegado mostrando las opciones.
💡 ¿Cómo elijo entre las opciones de «Aplicar a»? Use la opción más específica que necesite. Si varias reglas pueden aplicar a un mismo concepto, el sistema siempre usa la más específica (un Servicio concreto gana sobre una Categoría, que gana sobre Todos los servicios, que gana sobre Todo).
Paso 3 — Edite o versione una regla
Para cambiar una regla, haga clic en «Editar» en su fila.
- Si la regla aún no está vigente, se modifica directamente.
- Si la regla ya está vigente, al guardar el sistema crea una versión nueva desde la fecha que indique y conserva la anterior en el historial (para no alterar comisiones ya calculadas). Verá este aviso: «La regla ya está vigente: al guardar se creará una nueva versión desde la fecha indicada y la anterior quedará en el historial.»
Paso 4 — Finalice o elimine una regla
- «Finalizar» — pone una fecha de fin a una regla vigente. En la ventana «Finalizar regla» indique la «Última fecha de vigencia» y confirme. La regla deja de aplicar después de esa fecha, pero se conserva en el historial.
- «Eliminar» — solo está disponible para reglas que aún no entran en vigencia. Una regla ya vigente no se elimina (se finaliza), para preservar el cálculo de comisiones pasadas.
⚠️ Nunca se borran comisiones ya calculadas: al finalizar o versionar una regla, las comisiones de cuentas anteriores se mantienen tal como estaban.
Siguiente: Agrupar servicios en categorías.
Agrupar servicios en categorías
Las categorías de servicios le permiten aplicar una misma regla de comisión a varios servicios a la vez. En lugar de crear una regla por cada servicio, agrupa los servicios en una categoría (por ejemplo, Laser, Estética, Cirugía menor) y crea una sola regla para toda la categoría.
Paso 1 — Cree una categoría
- En Configuración → «Comisiones», abra la pestaña «Categorías de servicios».
- Haga clic en «Nueva categoría».
- Complete los campos de la fila que aparece:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre (obligatorio) | Nombre de la categoría (ej.: Laser, Estética). |
| Descripción | Texto libre para describir la categoría (opcional). |
- Haga clic en «Guardar» (o «Cancelar» para descartar).
Para modificar o quitar una categoría existente use «Editar» o «Eliminar» en su fila.
⚠️ No se puede eliminar una categoría mientras una regla de comisión vigente o programada la esté usando. Primero finalice esa regla.
Paso 2 — Asigne servicios a la categoría
Una categoría solo agrupa comisiones cuando sus servicios están etiquetados con esa categoría. Esa asignación se hace en la configuración de servicios (facturables):
- Abra la configuración de servicios / facturables de la clínica.
- En cada servicio, use la columna «Categoría» para asignarle la categoría que creó. Los servicios sin categoría muestran «Sin categoría».
💡 Un servicio puede pertenecer a una categoría. La regla de la categoría aplicará a todos los servicios etiquetados con ella (salvo que un servicio tenga su propia regla más específica).
Paso 3 — Cree la regla de la categoría
- Vuelva a la pestaña «Reglas» y haga clic en «Nueva regla».
- En «Aplicar a» elija «Categoría de servicio».
- En «Objetivo» seleccione la categoría que creó.
- Defina la tarifa (porcentaje o monto fijo), la vigencia y guarde.
A partir de ese momento, todos los servicios de esa categoría generan comisión según esa regla.
Recuerde el orden de prioridad: si un servicio concreto tiene además su propia regla, esa gana sobre la regla de la categoría. Consulte Probar qué regla aplica para verificar cuál se usará.
Siguiente: Probar qué regla aplica.
Probar qué regla aplica
La pestaña «Probar» le permite comprobar, antes de cobrar, qué regla de comisión se aplicaría a un servicio o producto en una fecha determinada. Es útil cuando tiene varias reglas y quiere confirmar cuál gana.
Cómo usar «Probar»
- En Configuración → «Comisiones», abra la pestaña «Probar».
- Complete los tres campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Elija «Servicio» o «Producto». |
| Concepto | Escriba y seleccione el servicio o producto que desea comprobar. |
| Fecha | La fecha en la que se cobraría (por defecto, hoy). La vigencia de las reglas depende de esta fecha. |
- Haga clic en «Probar».
Cómo leer el resultado
Bajo el título «Regla que aplica» verá:
- La regla ganadora en negrita, con su tarifa (por ejemplo, Servicio — 15%).
- Si ninguna regla aplica, el mensaje: «Ninguna regla aplica: este concepto no genera comisión en esa fecha.»
Debajo se muestra el detalle por nivel de prioridad, del más específico al más general. La línea resaltada es la que se usa:
| Nivel | Qué regla busca |
|---|---|
| Concepto específico | Una regla creada para ese servicio o producto en particular. |
| Categoría | Una regla para la categoría a la que pertenece el concepto. |
| Todos los servicios / productos | Una regla general para todos los servicios (o todos los productos). |
| Todo | Una regla que aplica a todo lo que se cobre. |
Cada nivel muestra la tarifa de la regla que exista en ese nivel, o «—» si no hay ninguna. Gana siempre el nivel más específico que tenga una regla.
💡 Ejemplo: si tiene una regla de 15% para el servicio Biopsia y otra de 10% para la categoría Laboratorio, al probar Biopsia ganará la de 15% (concepto específico), aunque la de categoría también exista.
Siguiente: Consultar el reporte de comisiones.
Consultar el reporte de comisiones
La pantalla «Comisiones» muestra las comisiones que ha generado el personal a partir de las cuentas pagadas. Desde aquí filtra, revisa el total por persona, exporta el listado y registra los pagos.
Ábrala desde el menú lateral izquierdo (opción «Comisiones») o desde el enlace «Ver el reporte de comisiones» en la pantalla de configuración.
Paso 1 — Filtre el período
En la parte superior, ajuste los filtros y presione «Aplicar»:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Desde / Hasta | Rango de fechas a consultar. |
| Personal | Filtra por un miembro del personal (opcional). |
| Categoría | Filtra por una categoría de servicio o producto (opcional). |
| Tipo | «Todos», «Servicios» o «Productos». |
| Estado | «Todos», «Pendiente» (aún no pagadas) o «Pagado» (ya liquidadas). |
El botón «Aplicar» vuelve a calcular el reporte con los filtros elegidos. Si no hay resultados, verá «Sin comisiones en el período seleccionado».
Paso 2 — Revise la pestaña «Resumen»
La pestaña «Resumen» muestra los totales del período:
- Tarjetas de resumen:
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Comisiones del período | Total de comisiones generadas en el rango. |
| Pendiente de pago | Comisiones aún no liquidadas. |
| Pagado | Comisiones ya liquidadas. |
| Ingresos base | Monto cobrado sobre el que se calcularon las comisiones. |
| Sin asignar | Comisiones de cuentas sin responsable asignado (revise la asignación). |
- Gráficas: «Comisión por persona» (total por cada miembro del personal) y «Tendencia» (evolución de lo Pagado y lo Pendiente en el tiempo).
- Tabla por persona: una fila por miembro del personal con Total, Pendiente, Pagado y Líneas, y el botón «Registrar pago» para liquidar (ver la guía Registrar y anular pagos).
Haga clic en el «+» al inicio de una fila para expandir el detalle de esa persona (cada concepto cobrado):
El detalle incluye: Fecha de pago, Cuenta, Concepto, Categoría, Cant., Base, Tarifa, Comisión y Estado (Pendiente o Pagado).
⚠️ Si junto a un concepto aparece el ícono ⚠️, significa que «La cuenta fue anulada después de liquidar esta comisión» — la cuenta se anuló después de haber pagado la comisión.
Puede exportar la vista de resumen a PDF con el botón «Exportar PDF».
Paso 3 — Exporte el detalle (pestaña «Detalle»)
La pestaña «Detalle» muestra el listado plano de todas las líneas de comisión, ordenable por columna: Fecha de pago, Persona, Concepto, Categoría, Cant., Base, Comisión y Estado.
Use el botón «Exportar Excel» para descargar el listado como archivo .xlsx.
💡 Cada miembro del personal puede ver sus propias comisiones en la pantalla «Mis comisiones», con los mismos filtros de fecha pero limitada a lo que él o ella ha generado.
Siguiente: Registrar y anular pagos de comisiones.
Registrar y anular pagos de comisiones
Cuando llega el momento de pagarle las comisiones a un miembro del personal, use «Registrar pago» para liquidar (dejar como pagadas) todas sus comisiones pendientes hasta una fecha de corte. El registro queda guardado como un pago que puede consultar y, si fue un error, anular.
Paso 1 — Registre el pago desde el Resumen
- En la pantalla «Comisiones», pestaña «Resumen», ubique la fila de la persona a la que va a pagar.
- Haga clic en su botón «Registrar pago».
El botón no aparece para la fila «Sin asignar» (comisiones sin responsable): esas comisiones no se pueden liquidar hasta asignarles un responsable.
- Se abre la ventana «Registrar pago de comisiones»:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Liquidar todo lo pendiente pagado hasta | Fecha de corte: se liquidan todas las comisiones pendientes con fecha de pago hasta esa fecha (incluida). |
| Notas | Comentario libre para el pago (opcional). |
- Revise el «Total a liquidar» (es una vista previa; «El servidor recalcula el total definitivo al confirmar.»).
- Haga clic en el botón azul «Registrar pago» (o «Cancelar» para no registrar nada).
Al confirmar, esas comisiones pasan a estado «Pagado» y quedan congeladas en el pago (no cambian aunque después se modifiquen las reglas).
✅ Verá el mensaje de confirmación «Pago de comisiones registrado».
Paso 2 — Consulte el historial (pestaña «Pagos»)
La pestaña «Pagos» lista todas las liquidaciones registradas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Persona | Miembro del personal al que se le pagó. |
| Corte | Fecha de corte del pago. |
| Total | Monto liquidado. |
| Registrado | Fecha y hora en que se registró el pago. |
| Notas | Comentario del pago. |
| Estado | «Vigente» (activo) o «Anulado». |
Haga clic en el «+» de una fila para ver el «Detalle del pago»: cada concepto liquidado con su Fecha de pago, Concepto, Cant., Base, Tarifa y Comisión.
Paso 3 — Anule un pago (si fue un error)
Si registró un pago por equivocación, haga clic en «Anular» en su fila y confirme en la ventana «Anular pago».
⚠️ Al anular: «Las comisiones de este pago volverán a aparecer como pendientes. El registro se conserva para auditoría.» Es decir, las comisiones vuelven a estar pendientes (podrá liquidarlas de nuevo) y el pago anulado no se borra: queda con estado «Anulado» como respaldo.
Al confirmar verá el mensaje «Pago anulado».
💡 Las comisiones registradas se descuentan de la Ganancia en Finanzas de tu clínica. Al anular un pago, esa reversión también se refleja en las métricas financieras.
Con esto completa el ciclo de comisiones: definir reglas → generar comisiones al cobrar → consultar el reporte → registrar (o anular) los pagos.