Agenda y Citas
Cómo gestionar la agenda: agendar, confirmar, cancelar y reagendar citas de pacientes.
- Introducción a la Agenda
- Cómo agendar una cita para un paciente
- Agregar un paciente nuevo desde la cita
- Confirmar, cancelar o reagendar una cita
- Bloquear el calendario (reservas)
Introducción a la Agenda
La Agenda es la pantalla donde se gestionan las citas de la clínica. Es la página que se muestra al iniciar sesión y funciona como un calendario en el que puede ver, crear y administrar las citas de cada médico.
¿Para qué sirve?
Desde la Agenda usted puede:
- Agendar una cita para un paciente.
- Consultar las citas del día, la semana o el mes de un médico.
- Confirmar, cancelar o reagendar una cita existente.
- Registrar un paciente nuevo sin salir de la pantalla.
- Bloquear el calendario para reservar tiempo (cirugías, viajes, congresos, etc.).
- Buscar la última cita o la próxima cita de un paciente.
Cómo llegar a la Agenda
Al iniciar sesión, el sistema lo lleva directamente a la pantalla Agenda. Si se encuentra en otra sección, abra el menú lateral izquierdo y seleccione la opción de agenda (según su clínica puede aparecer como «Agenda», «Agendar» o «Disponibilidad»).
Partes de la pantalla
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Selector «Médicos» | Lista desplegable para elegir el médico cuya agenda desea ver. Debe seleccionar un médico antes de poder crear citas. |
| Botón «Agendar» | Abre el formulario para crear una cita nueva. Permanece deshabilitado hasta que seleccione un médico. |
| Calendario | Vista de día / semana / mes / agenda. Puede hacer doble clic sobre un espacio libre para crear una cita en esa hora. |
| «Buscar cita de paciente» | Panel lateral para localizar a un paciente y saltar a su última o próxima cita. |
| «Exportar PDF» | Exporta la vista actual del calendario a PDF. |
Colores de estado de las citas
Cada cita se muestra con un color según su estado:
| Estado | Color |
|---|---|
| Creada | Azul |
| Confirmada | Verde |
| Cancelada | Rojo |
| En sala de espera | Amarillo |
| En progreso | Rosado |
| Finalizada | Gris |
Siguiente: Cómo agendar una cita para un paciente.
Cómo agendar una cita para un paciente
Esta guía explica, paso a paso, cómo crear (agendar) una cita para un paciente desde la pantalla Agenda.
✅ Antes de empezar: asegúrese de que el paciente ya exista en el sistema. Si no existe, puede crearlo sin salir del formulario (ver el paso 4) o consulte la guía Agregar un paciente nuevo desde la cita.
Paso 1 — Abra la Agenda y seleccione el médico
- Ingrese a la pantalla Agenda (es la pantalla que aparece al iniciar sesión; si está en otra sección, ábrala desde el menú lateral izquierdo).
- En el selector «Médicos», elija el médico para el que desea agendar.
⚠️ Importante: el botón «Agendar» permanece deshabilitado hasta que seleccione un médico. Si intenta crear una cita sin médico seleccionado, el sistema mostrará el mensaje: «Para crear una cita por favor seleccione un médico».
📷 Captura sugerida: selector «Médicos» desplegado.
Paso 2 — Abra el formulario «Crear Cita»
Tiene dos formas de abrir el formulario:
- Opción A — Botón «Agendar»: haga clic en el botón «Agendar» (arriba del calendario). Se abre el formulario vacío.
- Opción B — Doble clic en el calendario: haga doble clic sobre el espacio libre del día y la hora deseados. El formulario se abre con la fecha y la hora de inicio ya pre-cargadas, y la hora de finalización calculada según la duración configurada para ese médico.
💡 La Opción B es la más rápida porque rellena la fecha y las horas automáticamente.
Se abrirá la ventana «Crear Cita».
📷 Captura sugerida: formulario «Crear Cita» vacío con todos sus campos.
Paso 3 — Complete los datos de la cita
Llene los campos del formulario. Los campos marcados con (obligatorio) son necesarios para poder guardar:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Paciente (obligatorio) | Escriba el nombre del paciente y selecciónelo de la lista. La búsqueda muestra teléfono, fecha de nacimiento y correo para ayudarle a identificarlo. |
| Titulo | Título libre para la cita (opcional). |
| Tipo de cita (obligatorio) | Seleccione el tipo: Primera Consulta, Reconsulta, Procedimiento, Recoger Resultados, Video consulta o Consulta post operatoria. |
| Motivo de consulta | Motivo de la visita (ej.: «Dolor de estómago»). Opcional. |
| Fecha (obligatorio) | Fecha de la cita. |
| Hora de inicio (obligatorio) | Hora en que comienza la cita. |
| Hora de finalización (obligatorio) | Hora en que termina la cita. |
| Médico que atiende (obligatorio) | Médico responsable de la cita (normalmente ya viene seleccionado). |
| Notas internas | Notas para uso interno de la clínica (opcional). |
📷 Captura sugerida: campo «Paciente» con la búsqueda desplegada, y «Tipo de cita» abierto mostrando las opciones.
Paso 4 — (Si el paciente no existe) Agréguelo desde aquí
Si al buscar no encuentra al paciente:
- Haga clic en el botón «+» que está junto al campo «Paciente».
- Se abrirá la ventana «Agregar Paciente».
- Complete al menos Nombres y Apellidos (obligatorios) y haga clic en «Grabar».
- El paciente recién creado quedará seleccionado automáticamente en la cita.
Para más detalle, consulte la guía Agregar un paciente nuevo desde la cita.
Paso 5 — Revise las advertencias de horario
Cada vez que cambie la fecha o las horas, el sistema verifica automáticamente si el horario choca con otra cita del mismo médico.
- Si hay un conflicto, aparece un aviso amarillo debajo de las horas.
- Es una advertencia, no un bloqueo: usted puede continuar, pero conviene revisar que no esté duplicando una cita.
📷 Captura sugerida: aviso amarillo de conflicto de horario debajo de los campos de hora.
Paso 6 — Guarde la cita
- Verifique que todos los campos obligatorios estén completos. El botón «Grabar» permanece deshabilitado hasta que el formulario sea válido.
- Haga clic en «Grabar».
- La ventana se cierra y la nueva cita aparece en el calendario como un bloque de color (azul = Creada). Esa es la confirmación de que se guardó correctamente.
📷 Captura sugerida: la cita recién creada mostrada como bloque en el calendario.
Otros botones del formulario
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Ver Expediente | Abre el expediente del paciente seleccionado. |
| Bloquear calendario | Cambia el formulario al modo de reserva (bloquear tiempo sin paciente). Ver Bloquear el calendario. |
| Cancelar | Cierra el formulario sin guardar. |
¿Y después?
- Para confirmar, cancelar o reagendar la cita, vuelva a hacer clic sobre ella en el calendario. Consulte Confirmar, cancelar o reagendar una cita.
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Agregar un paciente nuevo desde la cita
Cuando el paciente todavía no existe en el sistema, puede crearlo sin salir del formulario de cita.
Pasos
- En el formulario «Crear Cita», ubique el campo «Paciente».
- Haga clic en el botón «+» que aparece junto al campo.
- Se abre la ventana «Agregar Paciente», organizada en tres pestañas:
- Datos generales
- Antecedentes
- Encargado
- En Datos generales, complete como mínimo los campos obligatorios:
- Nombres (obligatorio)
- Apellidos (obligatorio)
- Complete los demás datos que tenga disponibles (teléfono, correo, NIT, etc.).
- Haga clic en «Grabar».
El paciente queda creado y seleccionado automáticamente en la cita que estaba creando.
📷 Captura sugerida: ventana «Agregar Paciente», pestaña «Datos generales».
Reglas y validaciones
- Nombres y Apellidos son obligatorios. Si falta el nombre, aparece el mensaje «El primer nombre es requerido».
- El Correo debe tener un formato válido.
- Si activa el interruptor «Usuario app móvil» (para que el paciente use la aplicación móvil), el Correo se vuelve obligatorio.
- El campo NIT (número tributario) acepta solo caracteres alfanuméricos.
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Confirmar, cancelar o reagendar una cita
Una vez creada la cita, puede gestionarla desde el calendario de la Agenda. Haga clic sobre la cita para abrir su ventana de detalle.
⚠️ Recuerde tener seleccionado el médico correcto. Si hace clic en una cita sin un médico seleccionado, verá el mensaje «Para editar citas por favor seleccione un médico».
Confirmar una cita
- Haga clic sobre la cita en el calendario.
- En el panel de estado, pulse «Confirmar cita».
- Confirme en el cuadro de diálogo: «¿Está seguro que desea confirmar la cita?» → Sí.
- El estado de la cita cambia a Confirmada (color verde).
Cancelar una cita
- Haga clic sobre la cita en el calendario.
- En el panel de estado, pulse «Cancelar cita».
- Confirme en el cuadro de diálogo: «¿Está seguro que desea cancelar la cita?» → Sí.
- El estado de la cita cambia a Cancelada (color rojo).
Reagendar / editar una cita
- Haga clic sobre la cita en el calendario para reabrir la ventana «Crear Cita» con los datos cargados.
- Modifique lo que necesite: Fecha, Hora de inicio, Hora de finalización, Tipo de cita, etc.
- Haga clic en «Grabar» para guardar los cambios.
💡 También puede arrastrar la cita a otro horario o cambiar su tamaño directamente en el calendario para reprogramarla rápidamente.
Estados de una cita
| Estado | Color | Significado |
|---|---|---|
| Creada | Azul | La cita fue registrada. |
| Confirmada | Verde | El paciente confirmó su asistencia. |
| Cancelada | Rojo | La cita fue cancelada. |
| En sala de espera | Amarillo | El paciente llegó y espera ser atendido. |
| En progreso | Rosado | La consulta está en curso. |
| Finalizada | Gris | La cita ya fue atendida. |
Citas de quirófano / cirugía
Si hace clic sobre una cita de quirófano o cirugía, verá el mensaje «Esta es una cita de quirófano o cirugía, por favor adminístrala usando la agenda de quirófano». Estas citas no se editan desde la agenda normal; use la agenda de quirófano correspondiente.
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Bloquear el calendario (reservas)
Además de las citas de pacientes, puede bloquear tiempo en la agenda de un médico para reservar horarios que no estarán disponibles: cirugías, congresos, viajes, ausencias, etc. Esto evita que se agenden citas en ese periodo.
Pasos
- Seleccione el médico en el selector «Médicos».
- Abra el formulario con el botón «Agendar» (o doble clic en el calendario).
- Dentro del formulario, pulse el botón «Bloquear calendario». El formulario cambia al modo de reserva y el título de la ventana pasa a «Bloquear Calendario».
- Complete los campos:
- Hora de inicio (obligatorio)
- Hora de finalización (obligatorio)
- Tipo de bloqueo (obligatorio) — elija uno: Cirugía, Congreso médico, Viaje, Enfermedad, Personal (o escriba uno personalizado).
- Haga clic en «Grabar».
El bloqueo aparece en el calendario y ese horario queda reservado.
📷 Captura sugerida: formulario en modo «Bloquear Calendario» con el campo «Tipo de bloqueo».
Diferencia con una cita normal
| Cita normal | Bloqueo / Reserva | |
|---|---|---|
| Requiere Paciente | Sí | No |
| Requiere Tipo de cita | Sí | No |
| Requiere Tipo de bloqueo | No | Sí |
| Para qué sirve | Atender a un paciente | Reservar tiempo del médico |
Anterior: Confirmar, cancelar o reagendar una cita